Gastgewerbe
Inventarliste für Ferienwohnungen: Vorlage Raum für Raum
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 18. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Ein Inventar ist die Liste von allem, was Gäste nutzen können, mit Menge und Zustand. Es hilft vor allem, wenn etwas fehlt oder kaputtgeht und Sie wissen müssen, was vorher da war. Diese Anleitung zeigt, wie Sie es Raum für Raum aufbauen und mit einem schriftlichen Protokoll bei An- und Abreise verbinden. Es ist eine praktische Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung.
Warum ein Inventar sinnvoll ist
Ohne Liste weiß niemand, ob es sechs oder acht Weingläser gab oder ob das Sofa den Fleck schon hatte. Das Inventar ist die Vergleichsbasis nach jedem Aufenthalt und ein Bezugspunkt, wenn Sie Dinge ersetzen oder mit Gästen über ein Problem sprechen.
Was Sie pro Gegenstand festhalten
Wenige Spalten, damit die Liste auch wirklich gepflegt wird.
| Spalte | Beispiel | Nutzen |
|---|---|---|
| Raum | Küche | So prüfen Sie einen Raum nach dem anderen |
| Gegenstand | Essteller | Nehmen Sie den Namen, den Sie auch in einer Nachricht nutzen |
| Menge | 8 | Zeigt sofort, was fehlt |
| Zustand | Gut / abgenutzt / beschädigt | Gibt eine Vergleichsbasis |
| Wiederbeschaffungswert | Ihre eigene Schätzung | Hilft, einen Verlust einzuordnen; ein Schätzwert, den Sie selbst festlegen |
Die Wohnung Raum für Raum durchgehen
Die erste Zählung machen Sie einmal in Ruhe, bei leerer Unterkunft.
- Beginnen Sie am Eingang und gehen Sie im Uhrzeigersinn durch jeden Raum.
- Erfassen Sie Möbel, Geräte, Küchenausstattung, Wäsche, Deko und Kleinteile.
- Fotografieren Sie vorhandene Gebrauchsspuren mit Datum und notieren Sie eine Fotonummer.
- Tragen Sie Menge und Zustand je Zeile ein.
- Addieren Sie die Summen je Raum und behalten Sie eine Kopie.
Mit Übergabeprotokollen kombinieren
Das Inventar sagt, was die Unterkunft enthält; die Protokolle halten fest, in welchem Zustand sie bei An- und Abreise war. Füllen Sie das Anreiseprotokoll gemeinsam mit dem Gast aus, führen Sie ein Schlüsselübergabe-Protokoll und vergleichen Sie das Abreiseprotokoll mit dem ersten. Notieren Sie jeden Schaden mit Referenz, Foto und geschätzten Kosten, damit ein Gespräch über die Kaution auf Fakten beruht.
Gästedaten und lokale Vorschriften
Meldeformulare enthalten personenbezogene Daten. Erheben Sie nur, was nötig ist, bewahren Sie die Daten sicher auf und beachten Sie die Regeln an Ihrem Standort. Kaution, Gästemeldung und Haftung unterscheiden sich je nach Land. Diese Anleitung ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Fragen
Was gehört in ein Inventar für eine Ferienunterkunft?
Jeder Gegenstand je Raum mit Menge, Zustand und geschätztem Wiederbeschaffungswert sowie Platz für Bruch und fehlende Dinge.
Wie oft sollte ich das Inventar aktualisieren?
Prüfen Sie es nach jedem Aufenthalt auf Bruch und Fehlendes und zählen Sie komplett neu, wenn Sie nachkaufen oder einen Raum umgestalten.
Brauche ich Fotos?
Pflicht sind sie nicht, aber datierte Fotos vorhandener Gebrauchsspuren und von Schäden erleichtern Vergleiche erheblich. Notieren Sie die Fotonummer in der Liste.
Ist ein Inventar ein rechtlicher Beweis?
Nein, es ist eine organisatorische Aufzeichnung. Was als Beweis gilt, hängt vom örtlichen Recht und von Ihrer Vereinbarung mit dem Gast ab.
Fertige Tools dazu
Das Check-in / Check-out & Property Inventory Kit enthält sechs druckbare PDF-Formulare (A4 und US Letter) und eine Excel-Inventarmappe mit Summen je Raum und Bruchliste, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch. Sie brauchen Desktop-Excel und einen Drucker; keine Rechtsberatung.
