Gastgewerbe
Nachricht an Gäste vor der Anreise: Was Sie senden und wann
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 13. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit
Eine gute Nachricht vor der Anreise sagt dem Gast, wie er hineinkommt, wann und wen er kontaktieren kann, in wenigen Zeilen, die sich auf dem Handy lesen lassen. Senden Sie sie ein bis zwei Tage vorher, das Wichtigste zuerst, den Rest danach. Hier finden Sie die nötigen Inhalte, den Zeitpunkt und zwei Beispielnachrichten.
Warum eine Nachricht vor der Anreise Probleme vermeidet
Fast aller Stress bei der Ankunft entsteht durch fehlende Informationen: Wo ist das Haus, wie funktioniert der Schlüsselkasten, wie lautet der Code, wo parke ich. Eine klare Nachricht beantwortet das, bevor der Gast fragt, und verringert Anrufe am Anreisetag.
Sie schafft außerdem einen freundlichen Ton. Gäste, die sich erwartet fühlen, kommen meist entspannter an und halten sich leichter an die Hausregeln.
Was in die Nachricht gehört
Setzen Sie die Informationen, die zum Hineinkommen nötig sind, nach oben. Was nützlich, aber nicht zwingend ist, kann weiter unten oder in einer eigenen Anleitung stehen. Mischen Sie nicht zu viele Themen in einer Nachricht.
- Vollständige Adresse, mit Hinweis bei schwer auffindbarem Eingang
- Check-in-Zeitfenster und Ablauf bei später Ankunft
- Zugang: Schlüsselkasten, Smart-Lock, persönliche Übergabe
- Parkplatz oder Hinweise zum öffentlichen Nahverkehr
- WLAN-Name, wenn Sie ihn schon jetzt mitteilen möchten
- Eine Telefonnummer oder ein Nachrichtenkanal für den Anreisetag
- Check-out-Zeit in einer kurzen Zeile
Wann Sie welche Nachricht senden
Alles auf einmal zu senden ist üblich, besser ist es aber, die Nachrichten auf mehrere Zeitpunkte zu verteilen, weil jede kurz ist und rechtzeitig kommt. Die Zeiten unten sind ein Vorschlag, den Sie an Ihre Abläufe anpassen können.
| Zeitpunkt | Zweck | Länge |
|---|---|---|
| Nach der Buchung | Bestätigen und danken | Kurz |
| Etwa eine Woche vorher | Ankunftszeit und besondere Wünsche erfragen | Kurz |
| 1 bis 2 Tage vorher | Check-in-Anleitung mit Adresse und Zugang | Ausführlich |
| Morgen der Anreise | Kurze Erinnerung mit Kontaktnummer | Sehr kurz |
| Nach dem Check-in | Nachfragen, ob alles passt | Sehr kurz |
Beispiel: kurze Check-in-Nachricht
Hallo [Name], wir freuen uns, Sie morgen zu begrüßen. Die Adresse lautet [Adresse]. Der Check-in ist ab [Uhrzeit] möglich. Der Schlüsselkasten befindet sich neben der Tür, der Code lautet [Code]. Falls etwas unklar ist, rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir unter [Nummer]. Bis bald!
Bewahren Sie den Code und die genauen Zugangsschritte an einem Ort auf, den nur der bestätigte Gast sieht, und ändern Sie den Code zwischen zwei Aufenthalten.
Beispiel: lange Nachricht mit Anreise Schritt für Schritt
Nutzen Sie die lange Fassung, wenn der Zugang nicht selbsterklärend ist, zum Beispiel in einem Mehrfamilienhaus. Nummerieren Sie die Schritte, damit der Gast sie nacheinander abarbeiten kann.
- Parken Sie bei [Ort] oder fahren Sie mit [Linie oder Route] bis [Haltestelle].
- Gehen Sie bis [Orientierungspunkt] und betreten Sie das Haus durch [Tür].
- Nehmen Sie Treppe oder Aufzug bis in Etage [Nummer].
- Öffnen Sie den Schlüsselkasten links neben der Tür mit dem Code [Code].
- WLAN-Name und Passwort stehen auf dem Blatt in der Wohnung.
- Rufen Sie [Nummer] an, wenn Sie den Eingang nicht finden.
Ton, Sprache und Kontrolle vor dem Absenden
Schreiben Sie in der Sprache des Gastes, wenn Sie sie kennen. Kurze Sätze und ein freundlicher Ton wirken besser als lange Absätze. Prüfen Sie jedes Mal Adresse, Zeiten und Code, denn eine einzige falsche Ziffer verursacht genau das Problem, das die Nachricht verhindern sollte.
Halten Sie persönliche Daten knapp und senden Sie Zugangscodes nicht früher als nötig. Wenn Ihre Gäste aus mehreren Ländern kommen, spart es Zeit, dieselben Nachrichten vorab in einigen Sprachen bereitzuhalten.
Fragen
Wann sende ich Gästen die Check-in-Anleitung?
Ein bis zwei Tage vor der Anreise ist üblich, dazu eine sehr kurze Erinnerung am Morgen der Anreise. Passen Sie es an, wenn der Gast früher Details möchte.
Soll ich den Türcode schon in der ersten Nachricht schicken?
Sicherer ist es, ihn kurz vor der Anreise und nur an den bestätigten Gast zu senden. Ändern Sie den Code zwischen den Aufenthalten, sofern das Schloss es erlaubt.
Wie lang darf die Nachricht sein?
So kurz, dass man sie in einer Minute auf dem Handy liest. Zugangsdaten zuerst, Extras wie Tipps zur Umgebung in eine eigene Anleitung.
Brauche ich Nachrichten in mehreren Sprachen?
Nicht immer, aber in der Sprache des Gastes oder zumindest in einfachem Englisch zu schreiben erleichtert die Ankunft. Vorbereitete Fassungen sparen Zeit.
Fertige Tools dazu
Das Pre-Arrival Guest Messages Kit ist ein druckbares PDF und eine TXT-Datei in fünf Sprachen. Es deckt 7 Stufen der Gästekommunikation ab, jeweils mit einer kurzen und einer langen Nachricht, insgesamt 14, dazu ein Blatt, auf dem Sie Ihre Angaben einmal eintragen.
