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Fragen für das Erstgespräch mit Kunden: Was Freelancer einen Interessenten fragen sollten

Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 21. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit

Das Erstgespräch ist die erste Unterhaltung mit einem potenziellen Kunden, bevor Sie ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag schreiben. Es klärt, ob Sie helfen können, was das Projekt wirklich ist und was der nächste Schritt sein soll. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Fragen für jeden Bereich, die Signale, auf die es sich zu achten lohnt, und einen einfachen Weg, das Gespräch abzuschließen und nachzufassen.

Wofür das Erstgespräch gut ist

In diesem Gespräch verkaufen Sie nicht, Sie sammeln Fakten: was der Kunde will, was ihm im Weg steht, was enthalten ist, bis wann es gebraucht wird, welches Budget es gibt und wer entscheidet. Mit diesen Fakten lässt sich ein Angebot viel leichter schreiben und verfehlt viel seltener sein Ziel.

Es funktioniert auch umgekehrt: Das Gespräch hilft Ihnen zu entscheiden, ob es ein Projekt und ein Kunde ist, den Sie wollen. Nach einem guten Gespräch höflich abzusagen ist ein ganz normales Ergebnis.

Das Gespräch in vier Teilen

Ein Gespräch von 20 bis 40 Minuten folgt meist dieser Reihenfolge.

Eröffnen: Danken Sie, sagen Sie, wie viel Zeit Sie haben und was Sie besprechen, und fragen Sie, ob Sie Notizen machen dürfen.
Fragen: Gehen Sie die folgenden Bereiche durch, hören Sie zu und notieren Sie die Worte des Kunden.
Prüfen: Fassen Sie Ziel, Hauptproblem und Zeitplan zusammen und nennen Sie, was noch offen ist.
Abschließen: Vereinbaren Sie den nächsten Schritt, wer ihn übernimmt und bis wann.

Fragen nach Bereich

Sie brauchen nicht alle. Wählen Sie die wenigen, die für diesen Interessenten zählen, und formulieren Sie offen.

Ziele: Was möchten Sie erreichen? Warum jetzt? Woran erkennen Sie, dass es geklappt hat?
Problem: Was steht Ihnen heute im Weg? Was haben Sie bisher versucht? Wer ist betroffen?
Umfang: Was stellen Sie sich vor, das ich liefere? Was ist unverzichtbar, was wäre ein Extra? Was soll ich nicht anfassen?
Zeitplan: Wann möchten Sie starten? Gibt es einen festen Termin, und was steckt dahinter? Wie schnell können Sie Rückmeldungen geben?
Budget: Haben Sie ein Budget eingeplant? Können Sie eine Spanne nennen? Ist es fest oder flexibel?
Entscheider: Wer entscheidet? Wer muss noch zustimmen? Was brauchen Sie von mir, um sich zu entscheiden?
Zusammenarbeit: Wer ist mein Hauptansprechpartner? Wie geben Sie Rückmeldungen am liebsten? Wie oft möchten Sie Neuigkeiten?

Über das Budget sprechen, ohne dass es peinlich wird

Viele Freelancer meiden die Budgetfrage und schreiben das Angebot dann im Dunkeln. Eine neutrale Art zu fragen ist, sie mit den Optionen zu verbinden, die Sie anbieten können: Um die passende Option vorzuschlagen, hilft mir die Spanne, die Sie im Kopf haben, schon eine grobe Zahl hilft.

Wenn der Kunde keine nennen kann oder will, bieten Sie zwei oder drei Optionen auf verschiedenen Stufen an und fragen Sie, welche am nächsten kommt. So geht das Gespräch weiter, ohne eine Zahl zu erzwingen.

Warnsignale, auf die Sie achten sollten

Ein Warnsignal ist ein Grund, mehr zu fragen, kein Urteil. Ein einzelnes Signal hat oft eine harmlose Erklärung; mehrere zusammen sind ein Grund, Preis und Bedingungen anzupassen oder abzusagen.

Kein klares Ziel, nur "wir brauchen irgendetwas".
Niemand kann sagen, wer entscheidet.
Eine sehr knappe Frist ohne Grund.
Ein Umfang, der im Gespräch ständig wächst.
Verlangen nach kostenloser Arbeit über eine kurze Probe hinaus.
Abneigung, etwas schriftlich festzuhalten.

Nach dem Gespräch

Vervollständigen Sie Ihre Notizen, solange sie frisch sind, und schicken Sie innerhalb eines Tages eine kurze Nachricht: Danken Sie, wiederholen Sie Ziel und Zeitplan und sagen Sie, was Sie wann senden. Notieren Sie die offenen Punkte und wer sie beantwortet.

Prüfen Sie die Notizen auf Warnsignale und entscheiden Sie, ob Sie weitermachen, Ihre Bedingungen anpassen oder absagen. Schreiben Sie dann das Angebot oder den Kostenvoranschlag. Regeln zu Gesprächsaufzeichnung, Datenschutz und Verträgen unterscheiden sich je nach Land: Holen Sie vor einer Aufzeichnung die Erlaubnis ein und vereinbaren Sie Umfang, Preis und Bedingungen schriftlich.

Fragen

Wie lange sollte ein Erstgespräch dauern?

Meist 20 bis 40 Minuten. Nennen Sie dem Kunden die Dauer zu Beginn, damit beide die Zeit einplanen können.

Soll ich im ersten Gespräch über den Preis sprechen?

Es hilft, nach der Budgetspanne zu fragen und zu erklären, wie Sie Preise bilden, aber ein verbindliches Angebot kommt meist nach dem Gespräch, wenn Sie die Fakten haben. Optionen auf verschiedenen Stufen funktionieren gut.

Ist ein Erstgespräch kostenlos?

Das entscheiden Sie. Viele Freelancer bieten ein kurzes Erstgespräch kostenlos an und arbeiten danach gegen Bezahlung. Sagen Sie zu Beginn klar, was kostenlos ist und was nicht.

Darf ich das Gespräch aufzeichnen?

Nur wenn die andere Person zustimmt, und es gelten die örtlichen Regeln zu Aufzeichnung und Datenschutz. Fragen Sie vorher um Erlaubnis und prüfen Sie die Regeln dort, wo Sie und der Kunde sich befinden.

Fertige Tools dazu

Das Client Discovery Call Question Bank & Notes Sheet ist ein druckbares PDF (A4 und US Letter) und eine TXT auf Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Deutsch: 40 Fragen in 8 Gruppen, ein Notizblatt mit ausgefülltem Beispiel, eine Checkliste mit 10 Warnsignalen, eine Abschlussseite und 20 fertige Sätze. Es verspricht kein Ergebnis und ist keine Rechtsberatung. Für das Dokument, das Sie nach dem Gespräch senden, siehe das Freelance Proposal & Pitch Outline Kit; für das, was nach der Zusage des Kunden kommt, siehe das Client Onboarding & Handoff Kit.