Gastgewerbe

Digitale Gästemappe, PDF oder gedrucktes Willkommensbuch

Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

Für die meisten Ferienwohnungen ist eine kurze Gästemappe, die sich auf dem Handy öffnen lässt, die beste Lösung, ergänzt durch wenige gedruckte Blätter vor Ort. Das gedruckte Buch ist sofort zu finden, aber mühsam zu aktualisieren, ein PDF ist günstig und portabel, und eine Web-Gästemappe lässt sich am leichtesten ändern, braucht aber Hosting. So wählen Sie aus und das gehört hinein.

Was in jede Gästemappe gehört

Welches Format Sie auch wählen: Der Inhalt zählt mehr als das Design. In der ersten Stunde suchen Gäste immer dieselben Dinge.

An- und Abreise: Zeiten, Zugang, Schlüssel oder Schlüsselbox, Parkplatz
WLAN: Netzwerkname und Passwort
Hausregeln: Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Besucher, Müll und Mülltrennung
Geräte: Heizung oder Klimaanlage, Herd, Backofen, Waschmaschine, Fernseher, Warmwasser
Tipps vor Ort: Supermärkte, Apotheke, Restaurants, öffentliche Verkehrsmittel, Strände oder Sehenswürdigkeiten
Notfall und Kontakt: Ihre Telefonnummer, lokaler Notruf, nächstes Krankenhaus oder nächster Arzt

Die drei Formate im Vergleich

Die Unterschiede sind eher praktisch als technisch. Die Tabelle zeigt, wie die drei Optionen meist abschneiden.

	Gedrucktes Buch	PDF-Gästemappe	Web-Gästemappe
Aufwand zu Beginn	Höher: Layout und Druck	Gering bis mittel	Mittel: Hosting nötig
Laufende Kosten	Druck und Ersatz	Keine nach Erstellung	Eventuell Hosting-Kosten
Aktualisierung	Seiten neu drucken	Datei bearbeiten und neu senden oder ersetzen	Einmal ändern, sofort aktuell
Ohne Internet nutzbar	Ja	Ja, wenn heruntergeladen oder gedruckt	Verbindung nötig
Sprachen	Ein Buch pro Sprache	Eine Datei pro Sprache	Sprachwahl möglich
Gästeerlebnis	Vertraut, immer griffbereit	Leicht zu speichern und zu durchsuchen	Angenehm auf dem Handy

Wann ein gedrucktes Willkommensbuch noch sinnvoll ist

Gedruckt eignet sich bei schwachem Mobilfunkempfang, für Gäste, die Papier bevorzugen, und als Detail auf dem Couchtisch, das Sorgfalt ausstrahlt. Halten Sie es kurz, in einer übersichtlichen Mappe und mit Seiten, die sich einzeln austauschen lassen.

Die Schwäche ist das Veralten. Eine falsche Telefonnummer, ein geschlossenes Restaurant oder eine überholte Regel bleiben monatelang unbemerkt. Prüfen Sie den Inhalt daher bei jedem Saisonwechsel.

PDF oder Web-Gästemappe: was passt

Das PDF ist die einfachste Variante: Sie können es vor der Anreise mailen, an Buchungsnachrichten anhängen, ausdrucken oder per QR-Code öffnen lassen. Es braucht weder Konto noch Hosting und ist nach dem Speichern offline lesbar.

Die Web-Gästemappe lohnt sich, wenn sich Informationen oft ändern oder Sie mehrere Unterkünfte betreuen, denn eine Änderung aktualisiert alles. Dafür brauchen Sie Hosting, einen Link, der gepflegt werden muss, und Gäste mit Internetverbindung. Viele Gastgeber kombinieren beides: ein PDF als Grundlage und ein gedrucktes Blatt mit dem Wichtigsten.

So bleibt die Gästemappe aktuell

Legen Sie fest, wer sie pflegt und wann sie geprüft wird, sonst veraltet sie unbemerkt.

Bewahren Sie die Quelldatei an einem einzigen Ort auf und tragen Sie Datum oder Version in die Fußzeile ein
Prüfen Sie sie bei jedem Saisonwechsel und nach jeder Gästefrage, die die Mappe hätte beantworten sollen
Kontrollieren Sie Telefonnummern, Öffnungszeiten und das WLAN-Passwort erneut
Tauschen Sie gedruckte Kopie und versendete Datei gleichzeitig aus, damit beide nie voneinander abweichen
Speichern Sie eine Sicherungskopie der Projektdatei

Sprachen für internationale Gäste

Schreiben Sie die Mappe in den Sprachen, die Ihre Gäste tatsächlich sprechen, nicht in allen möglichen. Ein Blick in die Buchungshistorie zeigt: Bei vielen Unterkünften decken zwei bis vier Sprachen die meisten Anreisen ab.

Automatische Übersetzungen langer Texte machen gerade bei Regeln und Sicherheitshinweisen Fehler. Lassen Sie wichtige Sätze von Muttersprachlern prüfen und schreiben Sie kurz und einfach, das macht jede Übersetzung verlässlicher. Eine Datei pro Sprache ist meist klarer, als Sprachen auf einer Seite zu mischen.

Fragen

Reicht eine PDF-Gästemappe für die Ferienwohnung?

Oft ja, besonders bei einer einzelnen Unterkunft. Legen Sie vor Ort ein gedrucktes Blatt mit WLAN, Hausregeln und Notfallkontakten aus, falls Gäste kein Datenvolumen oder keinen Akku mehr haben.

Wie öffnen Gäste eine digitale Gästemappe?

Meist über einen Link oder QR-Code in der Buchungsnachricht oder auf einem Schild in der Unterkunft. Ein PDF lässt sich auch als Anhang senden.

Wie lang sollte ein Willkommensbuch sein?

Kurz genug, um schnell gelesen zu werden. Viele Gastgeber nutzen ein bis zwei Seiten für das Wichtigste, dazu optionale Seiten für Geräte und lokale Tipps.

Brauche ich Gästedaten oder eine Einwilligung für die Mappe?

Eine Mappe mit allgemeinen Informationen enthält keine Gästedaten. Erfassen Sie Gästedaten an anderer Stelle, etwa in Meldescheinen, prüfen Sie die Datenschutz- und Meldevorschriften Ihres Landes.

Fertige Tools dazu

Digital Guest Guide Builder und Luxury Welcome Book Builder sind einmalige Downloads, die offline im Browser eines Computers laufen und pro Sprache ein Gästemappen-PDF exportieren (Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch, Deutsch). Es sind keine Online-Dienste: Es gibt keinen gehosteten Link, kein Konto und keine Synchronisierung, und Ihre Texte zur Unterkunft werden nicht für Sie übersetzt.