Gastgewerbe
Schadensbericht-Vorlage für Gastgeber: Was Sie festhalten und wie Sie es formulieren
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 15. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Wenn nach einem Aufenthalt etwas kaputt ist oder fehlt, hilft eine klare schriftliche Aufzeichnung, ruhig und sachlich zu bleiben. Ein guter Bericht hält fest, was Sie gefunden haben, wann, wo und mit welchen Belegen, und überlässt Schlussfolgerungen dem späteren Schritt. Dieser Leitfaden zeigt, was hineingehört, wie Sie Belege sammeln und wie Sie die erste Nachricht an den Gast formulieren.
Warum ein schriftlicher Bericht hilft
Erinnerungen verblassen und Details verschwimmen, besonders bei mehreren Wechseln pro Woche. Ein am selben Tag verfasster Bericht hält die Fakten fest, solange sie frisch sind, und gibt Ihnen einen Ort, an dem Sie sie wiederfinden.
Er hält auch den Ton sachlich. Felder zu Was, Wo und Wann auszufüllen ist leichter, als eine wütende Nachricht zu schreiben, und der Gast erhält Fakten statt Vorwürfe.
Was ein Schadensbericht enthalten sollte
Halten Sie ihn kurz und sachlich. Diese Felder sind am wichtigsten:
- Name der Unterkunft, Buchungsdaten und Name des Gastes, wie er in der Buchung steht
- Datum und Uhrzeit der Entdeckung und wer den Schaden bemerkt hat
- Raum und genauer Gegenstand oder Bereich
- Eine schlichte Beschreibung dessen, was Sie sehen, ohne die Ursache zu vermuten
- Den vor dem Aufenthalt festgehaltenen Zustand, falls Sie ein Inventar oder Fotos vom Check-in haben
- Datierte Fotos oder ein kurzes Video, erst Übersicht, dann Nahaufnahme
- Die Kosten für Reparatur oder Ersatz, mit Angebot oder Beleg, falls vorhanden
- Was Sie bereits getan haben, etwa den Gegenstand entfernt oder eine Reparatur beauftragt
So dokumentieren Sie den Vorfall
Die Reihenfolge ist wichtig. Ein einfacher Ablauf hält die Belege klar:
- Bewegen oder reparieren Sie nichts vor dem Fotografieren, außer bei Sicherheitsrisiko.
- Machen Sie ein Übersichtsfoto der Stelle, dann Nahaufnahmen des Schadens.
- Vergleichen Sie mit den Check-in-Fotos oder dem Inventar desselben Bereichs.
- Notieren Sie die Fakten noch am selben Tag im Bericht.
- Bewahren Sie Belege und Angebote zusammen mit dem Bericht auf.
- Senden Sie dem Gast über die Buchungsplattform eine kurze, sachliche Nachricht, damit der Austausch nachvollziehbar bleibt.
Die erste Nachricht an den Gast
Beginnen Sie mit Fakten und einer Frage, nicht mit einem Urteil. Sagen Sie, was Sie gefunden haben, wann und dass Sie Fotos haben, und fragen Sie, ob der Gast erklären kann, was passiert ist. Viele Vorfälle sind Missgeschicke, über die Gäste gern sprechen.
Beispiel: Guten Tag, danke für Ihren Aufenthalt. Bei der Kontrolle nach Ihrer Abreise haben wir festgestellt, dass das Glas des Badregals gebrochen ist. Wir senden Fotos mit. Können Sie uns sagen, was passiert ist, damit wir gemeinsam den nächsten Schritt festlegen? Bleiben Sie höflich und nennen Sie im ersten Kontakt keine Beträge und keine Drohungen.
Kaution, Plattformregeln und örtliches Recht
Wie Kautionen, Schadensforderungen und die Haftung des Gastes funktionieren, hängt von Ihrem Land, der Plattform und Ihren Buchungsbedingungen ab. Passen Sie jeden Schritt an die für Sie geltenden Regeln an. Halten Sie sich an Verfahren und Fristen der Plattform für Schadensmeldungen.
Dieser Leitfaden gibt allgemeine Informationen zur sauberen Dokumentation. Er ist keine Rechtsberatung, und ein Bericht allein entscheidet nicht, wer haftet. Bei Streit oder hohen Beträgen wenden Sie sich an eine qualifizierte Fachperson oder Ihre Versicherung.
Fragen
Wie schnell sollte ich den Schadensbericht schreiben?
Sobald Sie das Problem entdecken, idealerweise am selben Tag, solange die Details frisch sind und bevor die nächsten Gäste kommen. Plattformen haben oft Fristen für Meldungen, prüfen Sie Ihre.
Brauche ich Fotos von vor dem Aufenthalt?
Sie sind sehr nützlich. Fotos oder ein Inventar vom Check-in zeigen, wie der Gegenstand oder Bereich vorher aussah, und machen die Dokumentation für alle klarer.
Soll ich die Kosten schon in der ersten Nachricht nennen?
Viele Gastgeber beschreiben zuerst die Fakten und besprechen Kosten, nachdem der Gast geantwortet hat. Folgen Sie dem Verfahren Ihrer Plattform und Ihren Buchungsbedingungen.
Ist ein Schadensbericht ein rechtliches Dokument?
Nein. Er ist eine klare Aufzeichnung dessen, was Sie vorgefunden haben. Sein rechtlicher Wert hängt von den örtlichen Regeln ab; bei Streit fragen Sie eine qualifizierte Fachperson.
Fertige Tools dazu
Das Damage & Deposit Incident Report Kit ist ein einmaliger digitaler Download mit druckbaren PDF-Formularen (A4 und US Letter, leer und mit fiktivem Beispiel) und einer TXT-Datei mit 12 Nachrichtenvorlagen für Gäste, Personal und Dienstleister. Es gibt es auf Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Deutsch. Es ist eine Sammlung allgemeiner Vorlagen, keine Rechtsberatung.
