Gastgewerbe
Übergabe-Checkliste für Co-Hosts bei Ferienwohnungen: Was Sie übergeben
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 16. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Eine gute Übergabe hält vor der Ankunft des ersten Gastes schriftlich fest, was die neue Person braucht: Wer hat die Schlüssel, wie funktioniert das Haus, wer reinigt, welche Nachrichten gehen raus und wer entscheidet über Reparaturen. Dieser Leitfaden nennt die Bereiche, die eine Übergabe abdecken sollte, und wie Sie sie in einem Termin vor Ort durchführen.
Warum Übergaben schiefgehen
Meist geschehen sie in Eile, oft am Telefon. Der Wasserabsperrhahn, die Eigenheiten der Heizung, die Nummer der Reinigungskraft und Ihre Art, Gästen zu antworten, stecken in Ihrem Kopf, und der Co-Host entdeckt sie Problem für Problem, manchmal vor einem Gast.
Eine schriftliche Übergabe gibt beiden Seiten vom ersten Tag an dasselbe Bild. Sie schützt Sie auch, wenn Sie unterwegs sind: Wer Sie vertritt, muss Sie nicht bei jeder kleinen Frage anrufen.
Was eine Übergabe abdecken sollte
Acht Bereiche decken die meisten Unterkünfte ab. Lassen Sie weg, was nicht passt, und ergänzen Sie, was für Ihr Objekt besonders ist.
- Personen und Schlüssel: wer welchen Schlüssel hat, wo Ersatz liegt, Kontakte von Eigentümer, Verwalter, Reinigung und Hausmeister
- Haustechnik: Wasser, Strom, Heizung oder Kühlung, Internet, Geräte, Müll und bekannte Eigenheiten
- Vorräte und Bestände: was wo liegt, was nachbestellt wird und wer zahlt
- Hausregeln und Nachrichtenablauf für Gäste: was Gästen gesagt wird, wann und mit welchen Worten
- Reinigung und Gästewechsel: wer reinigt, wie lange es dauert, wie Probleme gemeldet werden
- Notfälle: wen man anruft, was der Co-Host allein entscheiden darf, wo der Erste-Hilfe-Kasten ist
- Kalender und Buchungsplattformen: wer Anfragen beantwortet, wer den Kalender pflegt, wie Änderungen abgestimmt werden
- Zuständigkeiten von Eigentümer und Verwalter: Aufgabe für Aufgabe, Eigentümer, Verwalter oder gemeinsam
In einem Termin vor Ort durchführen
Die Übergabe funktioniert am besten, wenn Sie die Unterkunft gemeinsam mit der Checkliste in der Hand abgehen.
- Beginnen Sie mit Personen und Schlüsseln, damit der Co-Host hineinkommt und alle erreicht.
- Gehen Sie das Haus System für System durch und notieren Sie, wo die Dinge sind, nicht wie sie sein sollten.
- Besprechen Sie den Nachrichtenablauf für Gäste und die Hausregeln mit Ihren echten Formulierungen.
- Legen Sie die Zuständigkeiten Aufgabe für Aufgabe fest, mit einem Ausgabenlimit, das der Co-Host allein freigeben darf, und einer Kündigungsfrist für beide Seiten.
- Vereinbaren Sie einen kurzen Rückblick nach Tag 1, Tag 3 und Tag 7, um zu klären, was die ersten Gäste zeigen.
Notieren Sie, wo Codes liegen, nie die Codes
Ein gedrucktes Blatt kann verloren gehen oder fotografiert werden. Halten Sie fest, wer einen Schlüssel hat und wo ein Code aufbewahrt wird, etwa in einem Passwortmanager oder einer persönlich vereinbarten Schlüsselbox, schreiben Sie aber keine echten Codes, Passwörter oder Zahlungsdaten auf.
Erfassen Sie nur die personenbezogenen Daten, die Sie wirklich brauchen, etwa die Telefonnummer der Reinigungskraft, und bewahren Sie die Blätter sicher auf.
Co-Host-Zugang und örtliche Regeln
Einem Co-Host Zugriff auf ein Inserat oder einen Kalender zu geben, geschieht in der Buchungsplattform selbst, nach deren aktuellen Bedingungen. Eine Papier-Checkliste erledigt das nicht für Sie und ist kein Vertrag.
Regeln zu Kurzzeitvermietung, Meldepflicht, Steuern, Versicherung und Datenschutz unterscheiden sich je nach Land, Region und Plattform. Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung: Klären Sie, was für Sie gilt, und holen Sie vor Vereinbarungen zu Vergütung und Haftung gegebenenfalls schriftlichen Rat ein.
Fragen
Was gehört in eine Übergabe-Checkliste für Co-Hosts?
Personen und Schlüssel, Haustechnik, Vorräte, Hausregeln und Nachrichtenablauf, Reinigung und Gästewechsel, Notfälle, Zugang zu Kalender und Plattformen und wer wofür zuständig ist. Ergänzen Sie einen Rückblick nach der ersten Woche.
Soll ich Türcodes und Passwörter auf die Checkliste schreiben?
Nein. Notieren Sie, wo ein Code aufbewahrt wird oder wer ihn hat, und geben Sie den Code selbst auf sicherem Weg weiter. Ein gedrucktes Blatt kann verloren gehen oder fotografiert werden.
Ersetzt die Checkliste einen Verwaltungsvertrag?
Nein. Sie hält fest, was Sie praktisch vereinbart haben, ist aber kein Vertrag. Für Vergütung, Haftung, Steuern und Genehmigungen prüfen Sie die örtlichen Regeln und holen Sie gegebenenfalls fachlichen Rat ein.
Wie lange dauert eine Übergabe?
Planen Sie einen Termin vor Ort, lang genug, um die Unterkunft abzugehen und die Seiten gemeinsam auszufüllen. Danach ein kurzer Rückblick nach dem ersten, dritten und siebten Tag.
Fertige Tools dazu
Die Co-Host & Property Manager Handover Checklist ist ein druckbarer Download für Gastgeber und kleine Verwalter: neun Seiten in A4 und US Letter zu Personen und Schlüsseln, Haustechnik, Vorräten, Hausregeln und Gästenachrichten, Reinigung und Notfällen, Kalender und Plattformen, Zuständigkeiten und Rückblick nach der ersten Woche, mit BLANK- und fiktiven EXAMPLE-PDFs in fünf Sprachen. Sie ist keine Rechtsberatung und kein Vertrag.
