Gastgewerbe
Ausgabenübersicht für Ferienvermietung: Gastgeber-Unterlagen für die Steuer ordnen
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 18. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Zum Jahresende liegen bei Gastgebern oft Auszahlungsübersichten, Belege und Kontozeilen verstreut, und es ist unklar, welche Kosten zu welchem Objekt gehören. Ein einfaches, ganzjährig geführtes Protokoll löst das. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie erfassen, welche Prüfungen sinnvoll sind und was Sie Ihrer Steuerberatung übergeben. Es geht nur um das Ordnen von Unterlagen: Dies ist keine Steuerberatung.
Einnahmen und Ausgaben getrennt erfassen
Führen Sie zwei Listen. In der Einnahmenliste tragen Sie den Bruttobetrag jeder Buchung oder Auszahlung und die einbehaltenen Plattformgebühren ein, damit Auszahlungen und Gebühren nicht vermischt werden. In der Ausgabenliste erfassen Sie jede Ausgabe, wenn sie anfällt.
Was zu jeder Ausgabe gehört
Nutzen Sie immer dieselben Felder, damit sich die Einträge summieren und übergeben lassen.
- Datum, Lieferant und das zugehörige Objekt.
- Kategorie, etwa Reinigung, Verbrauchsmaterial, Reparaturen, Nebenkosten, Versicherung oder Software.
- Betrag, Zahlungsart und der auf dem Beleg ausgewiesene Steuer- oder USt-Betrag, falls vorhanden.
- Ob Sie den Beleg aufbewahrt haben. Erstattungen tragen Sie als negativen Betrag ein.
Summen, die echte Fragen beantworten
Sind die Listen einheitlich, leisten wenige Summen den Großteil der Arbeit.
| Summe | Was sie zeigt |
|---|---|
| Nach Kategorie | Wohin das Geld fließt |
| Nach Objekt | Welches Objekt im Betrieb am meisten kostet |
| Nach Monat | Saisonale Schwankungen |
| Einnahmen minus Kosten | Eine einfache Sicht auf Ihre Eingaben, nicht der steuerpflichtige Gewinn |
Vier Prüfungen vor dem Jahresende
Wer sie früh erledigt, erspart sich später eine unangenehme Suche.
- Suchen Sie Ausgaben ohne Beleg und fordern Sie beim Lieferanten eine Kopie an.
- Suchen Sie mögliche Dubletten, etwa gleiches Datum, gleicher Lieferant und gleicher Betrag zweimal.
- Prüfen Sie Einträge mit Datum außerhalb Ihres 12-Monats-Zeitraums.
- Vervollständigen Sie unvollständige Zeilen, etwa ohne Objekt oder Kategorie.
Belege und Nachweise sammeln
Erstellen Sie eine kurze Liste, was zu sammeln ist: Plattformabrechnungen, Nebenkosten- und Dienstleistungsrechnungen, Versicherungsunterlagen, Darlehensauszüge und Ähnliches. Haken Sie jeden Punkt ab und notieren Sie den Ablageort.
Eine Übersicht übergeben und die richtige Person fragen
Geben Sie Ihrer Steuerberatung Summen, Dokumentenliste und Ihre Notizen auf einem ordentlichen Blatt. Was als Einnahme oder absetzbare Ausgabe gilt, wie Umsatzsteuer oder andere Steuern anzuwenden sind und wann etwas fällig ist, hängt von Ihrem Land ab: Fragen Sie eine qualifizierte Steuerberatung. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Fragen
Welche Ausgaben sollten Ferienvermieter erfassen?
Meist Reinigung, Verbrauchsmaterial, Reparaturen, Nebenkosten, Versicherung, Software, Gebühren und ähnliche Kosten, jeweils einem Objekt zugeordnet. Welche davon steuerlich zählen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Soll ich Plattformgebühren erfassen?
Ja, als eigene Zahl neben dem Bruttobetrag, damit Auszahlungen und Gebühren klar bleiben. Die steuerliche Behandlung hängt von den örtlichen Regeln ab.
Sind Einnahmen minus Kosten mein steuerpflichtiger Gewinn?
Nein. Es ist eine einfache Sicht auf Ihre Eingaben. Der steuerpflichtige Gewinn folgt den örtlichen Regeln: Fragen Sie eine Steuerberatung.
Was gebe ich meiner Steuerberatung?
Fragen Sie nach den Vorlieben. Eine Übersicht der Summen nach Kategorie und Objekt, eine Liste der Nachweise und Ihre Notizen sind ein guter Anfang.
Fertige Tools dazu
Die Host Expense & Tax-Prep Summary ist eine Excel-Arbeitsmappe (XLSX) für Desktop-Excel, mit einer LEEREN und einer fiktiven DEMO-Mappe auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch. Sie bietet Ausgaben- und Einnahmenlisten je Objekt, Summen nach Kategorie, Objekt und Monat, Prüfungen auf fehlende Belege und Dubletten, eine Checkliste mit 24 Dokumenten und ein druckbares 3-seitiges Blatt für die Steuerberatung. Sie ist ein Aufzeichnungswerkzeug: Sie wendet keine Steuerregeln an und gibt keine Steuerberatung.
