Gastgewerbe
Willkommensmappe zum Ausdrucken für die Ferienwohnung: Was gehört hinein
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 18. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit
Gäste fragen immer dasselbe: das WLAN-Passwort, wie der Backofen funktioniert, wohin der Müll kommt, wen man anrufen kann. Eine ausdruckbare Willkommensmappe hält diese Antworten an einem festen Ort in der Unterkunft bereit, auch wenn das Handy aus oder leer ist. Dieser Leitfaden listet die Inhalte, die Formulierung und die Pflege auf.
Warum Papier weiterhin hilft
Eine Nachricht vor der Anreise geht leicht unter oder verloren. Eine Mappe auf dem Küchentisch ist da, wenn man sie braucht, funktioniert ohne Empfang und kann von der ganzen Gruppe gelesen werden. Sie ergänzt Ihre digitalen Nachrichten, ersetzt sie aber nicht.
Was hineingehört: Seite für Seite
Planen Sie zehn bis zwölf Seiten ein, ein Thema pro Seite, damit Gäste eine Antwort in Sekunden finden.
| Seite | Was eintragen |
|---|---|
| Willkommen und WLAN | Ein freundlicher Satz, Netzwerkname und Passwort, ein Kontakt für Fragen |
| An- und Abreise | Zeiten, Hinweise zu Schlüssel oder Code, eine kurze Abreise-Checkliste |
| Hausregeln | Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Besuch, in freundlichem Ton |
| Müll und Recycling | Welche Tonne, welcher Tag, wo stehen die Tonnen |
| Geräte | Kurzanleitung für Backofen, Herd, Waschmaschine, Heizung, TV |
| Notfall und nützliche Nummern | Örtliche Notrufnummern, Ihr Kontakt, nächster Arzt oder nächste Apotheke |
| Essen, Trinken und Mobilität | Ein paar Orte, die Sie wirklich mögen, Einkauf, Verkehrsmittel |
| Wenn etwas kaputtgeht | Wem man es sagt und wie, ohne Sorge |
Regeln als freundliche Bitten formulieren
„Bitte ab 22 Uhr leise sein, damit die Nachbarn schlafen können“ kommt besser an als eine Liste von Verboten. Halten Sie jede Regel kurz, nennen Sie wenn möglich den Grund und verzichten Sie auf Drohungen. Prüfen Sie, ob Ihre Regeln zu den Bedingungen Ihres Buchungsportals und zum örtlichen Recht passen.
Ausfüllen und einrichten
Eine Mappe ist schnell gemacht, wenn man die Reihenfolge kennt.
- Gehen Sie durch die Unterkunft wie ein Gast und notieren Sie jede Frage, die Sie hätten.
- Schreiben Sie die Antworten von Hand oder am Computer, ein Thema pro Seite.
- Prüfen Sie jede Nummer, jedes Passwort und jede Uhrzeit an der Realität.
- Drucken Sie in Originalgröße, lochen Sie die Seiten und heften Sie sie in einen Ordner.
- Legen Sie die Mappe gut sichtbar hin und erwähnen Sie sie in der Ankunftsnachricht.
Aktuell halten
Veraltete Angaben verwirren mehr als gar keine Mappe. Prüfen Sie WLAN, Nummern, Abholtage und Empfehlungen zu Beginn jeder Saison und drucken Sie abgenutzte oder geänderte Seiten neu aus.
Fragen
Was sollte eine Willkommensmappe für Gäste enthalten?
WLAN, An- und Abreise, Hausregeln, Müll und Recycling, Bedienung der Geräte, Notruf- und nützliche Nummern, Tipps vor Ort und was zu tun ist, wenn etwas kaputtgeht.
Wie lang sollte sie sein?
Zehn bis zwölf kurze Seiten genügen. Findet ein Gast eine Antwort nicht in wenigen Sekunden, ist die Mappe zu lang oder schlecht geordnet.
Soll ich das WLAN-Passwort schriftlich angeben?
Die meisten Gastgeber tun das, weil es eine der häufigsten Fragen ist. Legen Sie es in die Mappe und nicht in eine öffentliche Anzeige.
Brauche ich für jede Sprache eine eigene Fassung?
Bei Gästen aus mehreren Ländern ist es eine nette Geste, die Seiten in deren Sprache anzubieten. Der Inhalt sollte in jeder Fassung gleich sein.
Fertige Tools dazu
Das Welcome Folder In-Room Notebook ist ein druckbarer PDF-Download mit 12 Seiten zum handschriftlichen Ausfüllen: Willkommen und WLAN, An- und Abreise, Hausregeln, Müll, Geräte, Notrufnummern, Tipps vor Ort, wenn etwas kaputtgeht und eine Gästenotizseite. Enthalten in A4 und US Letter, auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch. Die Seiten sind bewusst leer: Sie schreiben, was für Ihre Gegend stimmt. Die PDFs sind nicht bearbeitbar, und es gibt keine Word- oder Canva-Datei.
