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Rechnungen nachverfolgen: Vorlage in Excel für Freelancer und Selbstständige
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 17. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Offene Rechnungen gehen zwischen gesendeten E-Mails, Bankkonto und Gedächtnis verloren. Eine einzige Tabelle, die zeigt, was offen ist, wie lange schon und wann Sie den Kunden zuletzt erinnert haben, macht aus dem Nachfassen eine Routine statt einer Sorge. Dieser Leitfaden erklärt, welche Spalten Sie brauchen, wie Sie Verzugstage und Erinnerungsstufen berechnen und welche kurze Wochenroutine hilft.
Eine Liste für alle Rechnungen
Führen Sie ein einziges Register mit einer Zeile pro Rechnung, statt in E-Mails zu suchen. Ziel ist, auf einen Blick zu sehen, wer was schuldet und wie lange schon.
- Rechnungsnummer und Kunde.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
- Betrag und bisher Gezahltes (Teilzahlungen kommen vor).
- Datum Ihrer letzten Erinnerung.
- Eine Notizspalte und ein Pausenvermerk für strittige Rechnungen oder vereinbarte Verzögerungen.
Restbetrag und Verzugstage berechnen
Restbetrag = Betrag minus eingegangene Zahlungen. Verzugstage = heute minus Fälligkeitsdatum, nur wenn ein Restbetrag bleibt. Mit diesen beiden Spalten sortieren Sie die Liste so, dass die ältesten und höchsten überfälligen Rechnungen zuerst stehen.
Erinnerungsstufen nach Verzugstagen
Ein einfaches Schema hat drei Stufen: eine freundliche Erinnerung kurz nach Fälligkeit, später eine deutlichere Nachricht und zuletzt eine letzte. Die Tage legen Sie selbst fest, etwa Tag 1, Tag 15 und Tag 30. Sie sind Anhaltspunkte für Sie, keine gesetzlichen Fristen.
Fügen Sie einen Mindestabstand zwischen Erinnerungen hinzu, damit Sie demselben Kunden nicht innerhalb weniger Tage zweimal schreiben, und ein nächstes Erinnerungsdatum, das ihn einhält.
Eine wöchentliche Nachfass-Routine
Legen Sie einen festen Termin pro Woche fest, etwa Montagvormittag.
- Tragen Sie seit letzter Woche eingegangene Zahlungen ein.
- Filtern Sie die überfälligen Rechnungen ohne Pausenvermerk.
- Senden Sie die zur jeweiligen Stufe passende Erinnerung.
- Tragen Sie das Sendedatum in die Spalte der letzten Erinnerung ein.
- Notieren Sie jede Zahlungszusage mit Datum und prüfen Sie sie in der folgenden Woche.
Was eine Tabelle nicht leistet
Eine Tabelle zeigt, wo Sie stehen: Sie schreibt die Nachricht nicht, zieht kein Geld ein und berät Sie nicht bei einem Streit. Verzugszinsen, Gebühren und Schritte zur Forderungseinziehung hängen von Ihrem Vertrag und den örtlichen Vorgaben ab: Prüfen Sie sie oder fragen Sie eine Fachperson. Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Fragen
Welche Spalten braucht eine Vorlage zum Nachverfolgen von Rechnungen?
Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Betrag, eingegangene Zahlungen, Datum der letzten Erinnerung und Notizen. Daraus ergeben sich Restbetrag, Verzugstage und nächste Erinnerung.
Wann sollte ich die erste Erinnerung senden?
Das entscheiden Sie. Viele Freelancer senden einen freundlichen Hinweis einen oder wenige Tage nach Fälligkeit. Wählen Sie Tage, die zu Ihrer Arbeitsweise mit Kunden passen.
Wie oft sollte ich einen Kunden erinnern?
Lassen Sie einen Mindestabstand zwischen den Nachrichten, etwa ein bis zwei Wochen, und werden Sie im Ton erst deutlicher, wenn die Verzugstage wachsen.
Treibt eine Tabelle die Forderung für mich ein?
Nein. Sie hilft, den Überblick zu behalten und konsequent zu bleiben. Was Sie bei einer verspäteten Rechnung berechnen oder tun können, hängt von Vertrag und örtlichen Vorgaben ab.
Fertige Tools dazu
Der Invoice Follow-up Tracker ist eine Excel-Arbeitsmappe für Freelancer und kleine Unternehmen: ein Rechnungsregister, das Restbetrag, Verzugstage und Status berechnet, eine Erinnerungsstufe und das nächste Datum vorschlägt, auflistet, wen Sie jetzt erinnern sollten, und ein Dashboard mit offenen und überfälligen Summen zeigt, mit DEMO- und LEER-Mappe in fünf Sprachen. Er dient nur der Nachverfolgung: Er erstellt keine Rechnungen, schreibt oder sendet keine Nachrichten und gibt keine Rechtsberatung. Getestet wurde nur in Desktop-Excel für Windows.
