Beruf
E-Mail-Vorlagen für Freelancer und Kunden: Diese Nachrichten sollten Sie parat haben
Von MAXORI Studio · Aktualisiert am 17. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit
Viele Kunden-E-Mails werden aufgeschoben oder in Eile geschrieben, und gerade bei den schwierigen kommt es auf die Wortwahl an. Fertige Vorlagen sparen Zeit und halten den Ton einheitlich. Dieser Leitfaden nennt die Situationen, für die sich Vorbereitung lohnt, zeigt den Umgang mit schwierigen Nachrichten und erklärt, wie Sie eine Vorlage so anpassen, dass sie nach Ihnen klingt.
Situationen, für die sich eine Vorlage lohnt
Denken Sie an den Kundenzyklus vom ersten Kontakt bis zur Pflege der Beziehung.
- Angebot senden und nachfassen, wenn keine Antwort kommt.
- Ein höfliches Nein zu einem Projekt, das nicht passt.
- Projektstart und Anfrage der benötigten Informationen.
- Ein Telefonat mit kurzer Zusammenfassung bestätigen.
- Zwischenstände und Übergabe der Ergebnisse.
- Projektabschluss, Anschlussauftrag oder Empfehlung erfragen.
Die schwierigen E-Mails
Eine Verzögerung, eine Umfangsänderung, eine Grenze für Korrekturschleifen, eine Preiserhöhung oder das Ende einer Zusammenarbeit sind Nachrichten, die man gern vermeidet. Schreiben Sie sie früh und sachlich: was passiert ist oder sich ändert, was das für den Kunden bedeutet, was Sie vorschlagen und der nächste Schritt. Verzichten Sie auf lange Entschuldigungen und Schuldzuweisungen.
Kurz und direkt oder herzlich
Dieselbe Nachricht braucht oft zwei Tonlagen. Ein langjähriger Kunde freut sich vielleicht über eine herzliche Notiz, ein viel beschäftigter bevorzugt drei klare Zeilen. Halten Sie beide Fassungen Ihrer meistgenutzten E-Mails bereit und wählen Sie je nach Person.
So passen Sie eine Vorlage an
Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein Drehbuch.
- Tragen Sie Ihre Angaben (Name, Unternehmen, Kontakt) einmal ein und verwenden Sie sie weiter.
- Ersetzen Sie jeden Platzhalter: Namen, Daten, Beträge, Links.
- Streichen Sie Zeilen, die nicht zutreffen.
- Ändern Sie einige Wörter, damit es nach Ihnen klingt.
- Lesen Sie es einmal aus Sicht des Kunden und senden Sie es dann.
Was eine Vorlage nicht kann
Eine Vorlage legt weder Ihren Preis noch Fristen oder Vertragsbedingungen fest und verspricht kein Ergebnis. Vereinbaren Sie diese schriftlich mit dem Kunden. Regeln zu Anzahlungen, Kündigungsfristen und Verbraucherrechten unterscheiden sich je nach Land und Art des Kunden. Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Fragen
Welche Kunden-E-Mails sollte ein Freelancer bereithalten?
Mindestens: Angebot und Angebots-Nachfassen, ein höfliches Nein, Projektstart, Informationsanfrage, Gesprächszusammenfassung, Verzögerungshinweis, Umfangsänderung, Übergabe, Projektabschluss und Hinweis auf eine Preiserhöhung.
Wie formuliere ich ein höfliches Nein zu einem Projekt?
Bedanken Sie sich, sagen Sie klar, dass Sie nicht übernehmen können, nennen Sie bei Bedarf einen kurzen Grund und schlagen Sie, wenn möglich, eine Alternative oder einen späteren Termin vor.
Wie kündige ich eine Verzögerung an?
Sobald Sie es wissen. Nennen Sie den neuen Termin, den Grund in einer Zeile, was der Kunde gegebenenfalls tun muss und was Sie tun, um den Rest des Zeitplans zu sichern.
Kann ich eine Vorlage unverändert senden?
Besser nicht. Ersetzen Sie die Platzhalter, streichen Sie, was nicht passt, und passen Sie den Ton an, damit es nach Ihnen klingt.
Fertige Tools dazu
Das Email Template Pack for Freelancers ist ein druckbarer digitaler Download mit 20 Kunden-E-Mails für den gesamten Zyklus, jeweils mit Betreffzeile, insgesamt 31 Texte, da 11 in zwei Tonlagen vorliegen. Es enthält Platzhalter für Ihre Angaben und kommt in Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Deutsch als PDF (A4 und US Letter) und TXT. Es ist keine Rechts- oder Steuerberatung, Zahlungserinnerungen und Bewertungsanfragen sind in separaten Kits, und die Übersetzungen sind nicht von Muttersprachlern geprüft.
