Lavoro
Preventivo in Excel per freelance: modello, contenuti e controllo dello stato
A cura di MAXORI Studio · Aggiornato il 13 ottobre 2026 · 5 min di lettura
Il preventivo di un freelance deve dire cosa consegni, quanto costa, per quanto tempo vale e cosa succede dopo, in una pagina chiara. In Excel bastano poche colonne e un totale. Qui trovi le sezioni da inserire, un esempio e un metodo per seguire i preventivi inviati.
A cosa serve un preventivo
Il preventivo tutela entrambe le parti. Il cliente vede cosa sta pagando e tu hai una traccia scritta di ciò che è stato concordato. Quasi tutte le discussioni sul prezzo nascono da un lavoro che non era mai stato definito per iscritto.
A seconda del paese, un preventivo accettato può essere o non essere vincolante. Questa guida non è una consulenza legale: se per il tuo lavoro è importante, rivolgiti a un professionista locale.
Le sezioni che ogni preventivo deve avere
Tieni un impaginato abbastanza semplice da stare in una pagina. Il cliente deve trovare prezzo e contenuti in pochi secondi.
- I tuoi dati e quelli del cliente, con numero e data del preventivo
- Una breve descrizione del progetto e dell'obiettivo
- Voci con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale riga
- Subtotale e, se ti riguarda, una riga per le imposte, con l'aliquota stabilita dalle norme locali
- Validità: per quanti giorni il prezzo resta disponibile
- Condizioni di pagamento: acconto, tappe, scadenza
- Cosa non è incluso e come si gestiscono i lavori extra
- Accettazione: una riga in cui il cliente conferma per risposta o firma
Costruisci il modello in Excel
Un preventivo di base richiede poche formule. Il totale riga è quantità per prezzo unitario, il subtotale è la somma dei totali riga e il totale finale aggiunge le imposte, se le applichi.
- Crea le colonne descrizione, quantità, unità e prezzo unitario.
- Aggiungi la colonna totale riga con la formula quantità per prezzo unitario.
- Aggiungi una cella subtotale che somma i totali riga.
- Aggiungi una cella aliquota e una cella totale, se nel tuo caso si applicano imposte.
- Imposta l'area di stampa su una pagina e salva in PDF per l'invio.
- Conserva una copia master vuota e salva ogni preventivo con il proprio numero.
Esempio pratico
Un piccolo lavoro di identità visiva preventivato per voci. Le cifre servono solo a mostrare la struttura e non sono un prezzo consigliato.
| Voce | Q.tà | Prezzo unitario | Totale riga |
|---|---|---|---|
| Logo, 3 proposte | 1 | 450 | 450 |
| Guida al marchio, 8 pagine | 1 | 250 | 250 |
| Giro di modifiche extra | 2 | 80 | 160 |
| Subtotale | 860 | ||
| Acconto 30% all'avvio | 258 |
Prezzi chiari e perimetro definito
Scrivi con parole semplici cosa è incluso: quante revisioni, quali file consegni, chi fornisce i contenuti. Poi scrivi cosa non è incluso e il prezzo degli extra più comuni. I confini poco chiari sono la causa principale dei preventivi che diventano lavoro non pagato.
Se prezzi a progetto, indica le ipotesi su cui si basa il prezzo, per esempio che il cliente invii i materiali entro una certa data. Se prezzi a ore, dai una stima e una forbice.
Segui ogni preventivo fino all'esito
Un preventivo inviato e dimenticato è un guadagno perso. Tieni un registro con numero, cliente, data, importo, stato e data di richiamo. Gli stati tipici sono bozza, inviato, accettato, rifiutato e scaduto.
Da questo elenco puoi contare quanti preventivi invii, quanti vengono accettati e quanto valore resta aperto. Fai un solo richiamo dopo qualche giorno, con un messaggio breve e cortese, non insistente.
- Numero, cliente, data e importo
- Stato: bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto
- Data di richiamo e note
- Tasso di accettazione, calcolato dal registro
- Valore dei preventivi ancora aperti
Domande
Cosa deve contenere il preventivo di un freelance?
I tuoi dati e quelli del cliente, numero e data, la descrizione del lavoro, le voci con i prezzi, il totale, la validità, le condizioni di pagamento e ciò che è escluso.
Per quanto tempo deve essere valido un preventivo?
Da quattordici a trenta giorni è comune, ma scegli un periodo adatto a quanto cambiano i tuoi prezzi o la tua disponibilità e scrivilo sul documento.
Che differenza c'è tra preventivo e stima?
Il preventivo è di solito un prezzo fisso per un lavoro definito, la stima è una cifra approssimativa che può cambiare. Indica chiaramente sul documento di quale si tratta.
Devo chiedere un acconto?
Molti freelance chiedono una quota anticipata sui lavori più grandi. In tal caso scrivi sul preventivo la percentuale e la scadenza.
Strumenti pronti per questo
Il Quote & Estimate Builder è un insieme di cartelle Excel con versione demo e vuota in cinque lingue. Include un registro preventivi con stato, una dashboard con preventivi per stato, tasso di accettazione e pipeline aperta, e un foglio preventivo stampabile, più PDF di esempio.
