Lavoro
Foglio per il sollecito delle fatture ai clienti: come seguire le fatture non pagate
A cura di MAXORI Studio · Aggiornato il 17 ottobre 2026 · 6 min di lettura
Le fatture non pagate si perdono tra la posta inviata, la banca e la memoria. Un unico foglio che mostra cosa è dovuto, quanto è in ritardo e quando hai sollecitato il cliente per l'ultima volta trasforma l'inseguire i pagamenti da preoccupazione in routine. Questa guida spiega quali colonne tenere, come calcolare i giorni di ritardo e i livelli di sollecito e una breve abitudine settimanale.
Un elenco unico per tutte le fatture
Tieni un solo registro, una riga per fattura, invece di affidarti alla ricerca nelle email. L'obiettivo è vedere a colpo d'occhio chi deve cosa e con quanto ritardo.
- Numero fattura e cliente.
- Data di emissione e data di scadenza.
- Importo e quanto è stato pagato finora (i pagamenti parziali capitano).
- Data dell'ultimo sollecito.
- Una colonna note e un segnale di sospensione per fatture contestate o con un ritardo concordato.
Calcola il saldo e i giorni di ritardo
Saldo = importo meno pagamenti ricevuti. Giorni di ritardo = oggi meno la scadenza, solo se resta un saldo. Con queste due colonne puoi ordinare l'elenco in modo che le fatture scadute più vecchie e più alte vengano per prime.
Livelli di sollecito in base ai giorni di ritardo
Uno schema semplice ha tre livelli: un promemoria amichevole poco dopo la scadenza, un messaggio più deciso più avanti e uno finale. I giorni li scegli tu, per esempio giorno 1, giorno 15 e giorno 30. Sono spunti per te, non termini di legge.
Aggiungi un intervallo minimo tra un sollecito e l'altro, per non scrivere due volte allo stesso cliente nel giro di pochi giorni, e una data del prossimo sollecito che lo rispetti.
Un'abitudine settimanale di controllo
Fissa un momento a settimana, per esempio il lunedì mattina.
- Aggiorna i pagamenti ricevuti dalla settimana scorsa.
- Filtra le fatture scadute e non sospese.
- Invia il sollecito adatto a ciascun livello.
- Scrivi la data di invio nella colonna dell'ultimo sollecito.
- Annota ogni promessa di pagamento, con la data, e verificala la settimana dopo.
Cosa non fa un foglio di calcolo
Un foglio ti mostra a che punto sei: non scrive il messaggio, non incassa e non ti consiglia in una contestazione. Interessi di mora, spese e azioni di recupero dipendono dal tuo contratto e dalle norme locali: verificali o chiedi a un professionista. Questa guida è un'informazione generale, non consulenza legale o fiscale.
Domande
Quali colonne servono in un foglio per sollecitare le fatture?
Numero fattura, cliente, date di emissione e scadenza, importo, pagamenti ricevuti, data dell'ultimo sollecito e note. Da queste ricavi saldo, giorni di ritardo e prossimo sollecito.
Quando conviene mandare il primo sollecito?
Decidi tu. Molti freelance mandano un promemoria cordiale uno o pochi giorni dopo la scadenza. Scegli giorni coerenti con il tuo modo di lavorare con i clienti.
Ogni quanto sollecitare un cliente?
Lascia un intervallo minimo tra i messaggi, per esempio una o due settimane, e alza il tono solo man mano che crescono i giorni di ritardo.
Un foglio di calcolo recupera il credito al posto mio?
No. Ti aiuta a tenere traccia e a essere costante. Cosa puoi addebitare o fare per una fattura in ritardo dipende dal contratto e dalle norme locali.
Strumenti pronti per questo
L'Invoice Follow-up Tracker è una cartella Excel per freelance e piccole attività: un registro fatture che calcola saldo, giorni di ritardo e stato, suggerisce un livello di sollecito e la data del prossimo, elenca chi sollecitare ora e mostra un cruscotto con totali da incassare e scaduti, con file DEMO e VUOTO in cinque lingue. Serve solo a tenere traccia: non crea fatture, non scrive né invia messaggi e non dà consulenza legale. È stato testato solo in Excel desktop per Windows.
