Ospitalità
Messaggio di benvenuto per gli ospiti prima dell'arrivo: cosa inviare e quando
A cura di MAXORI Studio · Aggiornato il 13 ottobre 2026 · 5 min di lettura
Un buon messaggio prima dell'arrivo dice all'ospite come entrare, quando e chi contattare, in poche righe leggibili da telefono. Invialo uno o due giorni prima, con l'essenziale all'inizio e il resto dopo. Qui trovi cosa includere, quando inviare e due messaggi di esempio.
Perché il messaggio prima dell'arrivo evita problemi
Quasi tutto lo stress dell'arrivo nasce da informazioni mancanti: dov'è il palazzo, come funziona la cassetta delle chiavi, qual è il codice, dove si parcheggia. Un messaggio chiaro risponde prima che l'ospite chieda e riduce le telefonate il giorno dell'arrivo.
Dà anche un tono cordiale. Gli ospiti che si sentono attesi arrivano di solito più sereni e rispettano più facilmente le regole della casa.
Cosa includere nel messaggio
Metti in alto le informazioni necessarie per entrare. Ciò che è utile ma non indispensabile può andare più in basso o in una guida separata. Non mescolare troppi argomenti in un unico messaggio.
- Indirizzo completo, con una nota se l'ingresso è difficile da trovare
- Fascia oraria del check-in e come funzionano gli arrivi tardivi
- Come entrare: cassetta chiavi, serratura smart, incontro di persona
- Parcheggio o indicazioni sui mezzi pubblici
- Nome del Wi-Fi, se scegli di condividerlo in questa fase
- Un numero di telefono o un canale di messaggi per il giorno dell'arrivo
- Orario di check-out, in una riga
Quando inviare ogni messaggio
Mandare tutto in un solo messaggio è comune, ma dividerlo in più momenti funziona meglio, perché ogni messaggio è breve e arriva al momento giusto. I tempi qui sotto sono un suggerimento da adattare alla tua routine.
| Momento | Scopo | Lunghezza |
|---|---|---|
| Dopo la prenotazione | Confermare e ringraziare | Breve |
| Circa una settimana prima | Chiedere orario di arrivo ed esigenze particolari | Breve |
| 1-2 giorni prima | Istruzioni di check-in con indirizzo e accesso | Dettagliato |
| Mattina dell'arrivo | Breve promemoria con numero di contatto | Brevissimo |
| Dopo il check-in | Chiedere se è tutto a posto | Brevissimo |
Esempio: messaggio di check-in breve
Ciao [Nome], ti aspettiamo domani. L'indirizzo è [indirizzo]. Il check-in è dalle [ora]. La cassetta delle chiavi è accanto alla porta e il codice è [codice]. Se qualcosa non è chiaro, chiamami o scrivimi al [numero]. A presto!
Tieni il codice e i passaggi esatti di accesso in un posto visibile solo all'ospite confermato e cambia il codice tra un soggiorno e l'altro.
Esempio: messaggio lungo con arrivo passo per passo
Usa la versione lunga quando l'accesso non è ovvio, per esempio in un condominio. Numera i passaggi, così l'ospite li segue uno alla volta.
- Parcheggia in [luogo] oppure prendi [linea o percorso] fino a [fermata].
- Cammina fino a [punto di riferimento], poi entra nel palazzo dal portone [indicazione].
- Sali con scale o ascensore fino al piano [numero].
- Apri la cassetta a sinistra della porta con il codice [codice].
- Nome e password del Wi-Fi sono sul foglio dentro l'appartamento.
- Chiama il [numero] se non trovi l'ingresso.
Tono, lingua e controllo prima dell'invio
Scrivi nella lingua dell'ospite quando la conosci. Frasi brevi e tono cordiale funzionano meglio dei paragrafi lunghi. Controlla ogni volta indirizzo, orari e codice: una sola cifra sbagliata crea proprio il problema che il messaggio doveva evitare.
Limita i dati personali e non inviare i codici di accesso prima del necessario. Se i tuoi ospiti vengono da più paesi, preparare in anticipo gli stessi messaggi in alcune lingue fa risparmiare tempo.
Domande
Quando invio le istruzioni di check-in agli ospiti?
Uno o due giorni prima dell'arrivo è una scelta comune, seguita da un promemoria brevissimo la mattina dell'arrivo. Adattalo se l'ospite chiede dettagli prima.
Devo mandare il codice della porta nel primo messaggio?
È più sicuro inviarlo a ridosso dell'arrivo e solo all'ospite confermato. Cambia il codice tra un soggiorno e l'altro quando la serratura lo permette.
Quanto deve essere lungo il messaggio?
Abbastanza breve da leggerlo da telefono in un minuto. Metti per primi i dati di accesso e sposta il resto, come i consigli sul quartiere, in una guida separata.
Servono messaggi in più lingue?
Non sempre, ma scrivere nella lingua dell'ospite, o almeno in un inglese semplice, rende l'arrivo più facile. Le versioni già pronte fanno risparmiare tempo.
Strumenti pronti per questo
Il Pre-Arrival Guest Messages Kit è un PDF stampabile e un file TXT in cinque lingue. Copre 7 fasi della comunicazione con l'ospite, ciascuna con un messaggio breve e uno lungo, 14 in tutto, più una scheda in cui scrivi una sola volta i tuoi dati.
