Un classeur Excel (XLSX) pour les hôtes de locations courte durée, de chambres d'hôtes et de petites structures qui utilisent des serrures connectées, des claviers, des boîtes à clés ou des codes de portail. Enregistrez chaque serrure par logement, notez qui détient un code (voyageur, ménage, co-hôte, maintenance, propriétaire) avec les dates d'émission et de validité, saisissez chaque départ et chaque rotation de code, et le classeur signale les serrures à rechanger, les codes expirés encore sur la serrure et les codes voyageur sans date de fin. Une procédure de rotation en 10 étapes est incluse. Un classeur VIERGE et un classeur DÉMO aux données fictives sont fournis en français, anglais, italien, espagnol et allemand. Il ne conserve que les derniers chiffres de chaque code, par conception.

Le problème résolu

Les codes sont changés quand on y pense. Le code d'un voyageur reste des semaines sur la serrure, le code temporaire du plombier n'est jamais supprimé et personne ne sait dire quand une porte a été changée la dernière fois ni qui a encore accès.

Pour qui

Hôtes, propriétaires de chambres d'hôtes et de petites structures et gestionnaires avec un ou plusieurs logements et plusieurs personnes détenant un code d'accès, qui travaillent dans Excel de bureau.

Ce que vous obtenez

• Un registre de chaque serrure, boîte à clés et clavier par logement, avec la règle « changer après chaque départ : oui ou non » et un nombre maximal de jours entre deux rotations
• Alertes de rotation calculées à partir de vos dates : À changer, Bientôt, OK ou Aucune rotation, avec le motif affiché
• Feuille Codes Accès : rôle, nom ou référence de réservation, dates d'émission, de validité et de suppression, avec l'alerte Expiré : à supprimer pour les codes encore sur la serrure
• La feuille Départs montre quels départs ont été suivis d'une rotation et lesquels attendent encore, avec les jours de marge que vous fixez
• Tableau de bord avec totaux, un tableau de statut par serrure et la liste des codes expirés à supprimer
• Une procédure de rotation en 10 étapes à suivre à chaque fois : nouveau code, supprimer les anciens, tester de l'extérieur, vérifier les piles, mettre le registre à jour
• Pensé pour la sécurité : les colonnes de code acceptent 6 caractères au maximum, vous ne gardez ici que les derniers chiffres et les codes complets restent dans l'application de la serrure
• Tous les fichiers en français, anglais, italien, espagnol et allemand ; partez du classeur VIERGE ou découvrez d'abord avec la DÉMO

Comment l’utiliser

1. Téléchargez et décompressez, ouvrez le dossier de votre langue et essayez d'abord le classeur DÉMO.
2. Ouvrez le classeur VIERGE dans Microsoft Excel de bureau et enregistrez une copie de travail. Dans Réglages, vérifiez les jours de marge, les jours max par défaut entre rotations et les listes.
3. Dans Serrures, ajoutez une ligne par serrure, boîte à clés ou clavier : logement, porte, type, derniers chiffres du code et si elle change après chaque départ.
4. Ajoutez chaque départ de voyageurs dans Départs et chaque changement de code dans Journal Rotations. Ajoutez chaque personne détenant un code dans Codes Accès et remplissez Supprimé le quand vous l'effacez de la serrure.
5. Lisez le Tableau de bord : serrures à changer, codes expirés à supprimer et départs encore en attente.

Questions