Créer la carte des prestations de votre salon et gérer les rendez-vous

Donnez une structure claire à votre carte

Une carte se lit en quelques secondes : regroupez les prestations en peu de catégories, par exemple coiffure, ongles, soins du visage et sourcils, plutôt qu'en une longue liste. Gardez de quatre à huit lignes par catégorie et placez en haut les prestations que vous souhaitez le plus proposer.

Chaque ligne comporte toujours les quatre mêmes éléments : un nom simple, une phrase sur le contenu, la durée et le prix. Évitez le jargon interne : la cliente doit comprendre sans poser de question.

• Reprenez le nom que les clientes utilisent pour chercher le soin
• Précisez ce qui est inclus, par exemple le diagnostic ou la finition
• Affichez la durée réservée, pas seulement le temps de travail
• Présentez les suppléments sur des lignes séparées pour garder le prix de base lisible

Fixez des prix et des durées que vous pouvez tenir

Un prix n'est crédible que si la durée est honnête. Chronométrez plusieurs rendez-vous réels, puis ajoutez les minutes de préparation, de nettoyage et de notes : ce total est le créneau à bloquer dans l'agenda.

Appliquez une seule règle pour les variantes. Si des cheveux longs ou une reprise demandent plus de temps, indiquez un supplément fixe ou un prix à partir de, sans négocier au fauteuil.

Organisez rendez-vous et fiches clientes

Quel que soit l'outil, notez toujours les mêmes champs : nom, contact, prestation, date et heure, durée, statut et acompte reçu le cas échéant. Des données régulières montrent tout de suite qui doit revenir et quels créneaux restent libres.

Dans les notes, ne gardez que ce qui sert la prestation, comme les préférences et la date de la dernière visite. Coordonnées et photos de clientes sont des données personnelles : limitez-vous au nécessaire, expliquez leur usage et vérifiez la réglementation de votre pays. Il s'agit d'informations générales, pas de conseil juridique.

Gérez forfaits et cartes cadeaux avec rigueur

Un forfait de soins est un nombre fixe de séances d'un même soin, et un solde cadeau est un montant que la cliente peut dépenser. Les deux sont une promesse à honorer plus tard : chaque utilisation doit donc être consignée.

Notez la date d'émission, le montant ou les séances de départ, chaque utilisation par ordre de date et le reste. En cas d'erreur, ajoutez une annulation visible plutôt que d'effacer la ligne. Fixez à l'avance la durée de validité et les conditions de remboursement, puis indiquez-les sur le bon ou le relevé.

Limitez les absences avec rappels et politique d'acompte

Beaucoup d'absences viennent d'un simple oubli : un rappel un ou deux jours avant, avec un moyen facile de déplacer le rendez-vous, aide déjà. Demandez une confirmation et libérez le créneau sans réponse à l'heure que vous avez annoncée.

Pour les soins longs ou coûteux, vous pouvez envisager une politique d'acompte : une petite somme versée à l'avance, déduite de la note finale, avec des conditions claires pour annuler à temps. Affichez la règle sur la carte et dans les messages de réservation pour qu'elle ne surprenne jamais.

Une routine hebdomadaire simple

Quinze minutes le même jour chaque semaine suffisent à garder un système fiable.

1. Passez en revue les rendez-vous de la semaine suivante et envoyez les rappels.
2. Vérifiez les acomptes reçus et ceux en attente.
3. Mettez à jour les notes des clientes et la date de dernière visite.
4. Repérez les forfaits et soldes cadeaux bientôt épuisés ou expirés.
5. Notez les prestations demandées absentes de la carte et, une fois par mois, ajustez prix et durées.
6. Faites une copie de sauvegarde de vos données.

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