Hôtellerie
Message d'accueil avant l'arrivée des voyageurs : quoi envoyer et quand
Par MAXORI Studio · Mis à jour le 13 octobre 2026 · 5 min de lecture
Un bon message avant l'arrivée explique au voyageur comment entrer, quand et qui contacter, en quelques lignes lisibles sur un téléphone. Envoyez-le un ou deux jours avant, l'essentiel d'abord, le reste ensuite. Voici ce qu'il faut inclure, quand l'envoyer et deux exemples de message.
Pourquoi un message avant l'arrivée évite les problèmes
Presque tout le stress de l'arrivée vient d'informations manquantes : où se trouve l'immeuble, comment fonctionne la boîte à clés, quel est le code, où se garer. Un message clair répond avant que le voyageur ne demande et réduit les appels le jour même.
Il donne aussi un ton chaleureux. Des voyageurs qui se sentent attendus arrivent en général plus sereins et respectent plus facilement les règles de la maison.
Que mettre dans le message
Placez en haut ce qu'il faut pour entrer. Ce qui est utile sans être indispensable peut aller plus bas ou dans un guide séparé. Ne mélangez pas trop de sujets dans un même message.
- Adresse complète, avec une précision si l'entrée est difficile à trouver
- Plage horaire d'arrivée et fonctionnement des arrivées tardives
- Comment entrer : boîte à clés, serrure connectée, remise en main propre
- Stationnement ou indications de transports en commun
- Nom du wifi, si vous choisissez de le donner à ce stade
- Un numéro de téléphone ou un canal de messages pour le jour de l'arrivée
- Heure de départ, en une ligne
Quand envoyer chaque message
Tout envoyer d'un coup est courant, mais répartir les messages en plusieurs moments fonctionne mieux, car chacun est court et arrive à propos. Les délais ci-dessous sont une suggestion à adapter à votre organisation.
| Moment | Objectif | Longueur |
|---|---|---|
| Après la réservation | Confirmer et remercier | Court |
| Environ une semaine avant | Demander l'heure d'arrivée et les besoins particuliers | Court |
| 1 à 2 jours avant | Consignes d'arrivée avec adresse et accès | Détaillé |
| Matin de l'arrivée | Bref rappel avec numéro de contact | Très court |
| Après l'arrivée | Demander si tout va bien | Très court |
Exemple : message d'arrivée court
Bonjour [Prénom], nous vous attendons demain. L'adresse est [adresse]. L'arrivée est possible à partir de [heure]. La boîte à clés est à côté de la porte et le code est [code]. Si quelque chose n'est pas clair, appelez-moi ou écrivez-moi au [numéro]. À bientôt !
Gardez le code et les étapes exactes d'accès à un endroit que seul le voyageur confirmé peut voir, et changez le code entre deux séjours.
Exemple : message long avec l'arrivée pas à pas
Utilisez la version longue quand l'accès n'est pas évident, par exemple dans un immeuble partagé. Numérotez les étapes pour que le voyageur les suive une à une.
- Garez-vous à [lieu] ou prenez [ligne ou trajet] jusqu'à [arrêt].
- Marchez jusqu'à [repère], puis entrez dans l'immeuble par [porte].
- Montez par l'escalier ou l'ascenseur jusqu'à l'étage [numéro].
- Ouvrez la boîte à clés à gauche de la porte avec le code [code].
- Le nom et le mot de passe du wifi sont sur la feuille dans le logement.
- Appelez le [numéro] si vous ne trouvez pas l'entrée.
Ton, langue et vérification avant l'envoi
Écrivez dans la langue du voyageur quand vous la connaissez. Des phrases courtes et un ton aimable valent mieux que de longs paragraphes. Vérifiez à chaque fois l'adresse, les horaires et le code, car un seul chiffre faux crée exactement le problème que le message devait éviter.
Limitez les données personnelles et n'envoyez pas les codes d'accès plus tôt que nécessaire. Si vos voyageurs viennent de plusieurs pays, préparer les mêmes messages en plusieurs langues fait gagner du temps.
Questions
Quand envoyer les consignes d'arrivée aux voyageurs ?
Un à deux jours avant l'arrivée est un choix courant, suivi d'un rappel très bref le matin de l'arrivée. Adaptez si le voyageur demande les détails plus tôt.
Faut-il envoyer le code de la porte dans le premier message ?
Il est plus prudent de l'envoyer près de l'arrivée et seulement au voyageur confirmé. Changez le code entre deux séjours si la serrure le permet.
Quelle longueur pour le message ?
Assez court pour être lu sur un téléphone en une minute. Mettez l'accès en premier et renvoyez le reste, comme les conseils du quartier, vers un guide séparé.
Faut-il des messages en plusieurs langues ?
Pas toujours, mais écrire dans la langue du voyageur, ou au moins en anglais simple, facilite l'arrivée. Des versions prêtes font gagner du temps.
Outils prêts à l’emploi pour cela
Le Pre-Arrival Guest Messages Kit est un PDF imprimable et un fichier TXT en cinq langues. Il couvre 7 étapes de la communication avec le voyageur, chacune avec un message court et un message long, soit 14 au total, plus une fiche pour écrire vos informations une seule fois.
