Hôtellerie
Checklist de passation pour co-hôte de location saisonnière : quoi transmettre
Par MAXORI Studio · Mis à jour le 16 octobre 2026 · 6 min de lecture
Une bonne passation met par écrit, avant l'arrivée du premier voyageur, tout ce dont la nouvelle personne a besoin : qui a les clés, comment fonctionne la maison, qui fait le ménage, quels messages partent et qui décide des réparations. Ce guide liste les domaines à couvrir et la façon de mener la passation en une seule séance, de préférence sur place.
Pourquoi les passations tournent mal
Elles se font souvent dans la précipitation, par téléphone. Le robinet d'arrêt d'eau, les caprices de la chaudière, le numéro de la personne qui fait le ménage et votre façon de répondre aux voyageurs restent dans votre tête, et le co-hôte les découvre un problème à la fois, parfois devant un voyageur.
Une passation écrite donne aux deux parties la même vision dès le premier jour. Elle vous protège aussi quand vous êtes absent : la personne qui vous remplace n'a pas besoin de vous appeler pour chaque petite question.
Ce que la passation doit couvrir
Huit domaines couvrent la plupart des logements. Ignorez ce qui ne s'applique pas et ajoutez ce qui est propre à votre bien.
- Personnes et clés : qui détient chaque clé, où sont les doubles, contacts du propriétaire, du gestionnaire, du ménage et du bricoleur
- Équipements de la maison : eau, électricité, chauffage ou climatisation, internet, appareils, poubelles et particularités connues
- Fournitures et stocks : ce qui est rangé où, ce qu'il faut recommander et qui paie
- Règles de la maison et routine des messages aux voyageurs : ce qu'on leur dit, quand et avec quels mots
- Ménage et rotation des séjours : qui nettoie, combien de temps cela prend, comment signaler les problèmes
- Urgences : qui appeler, ce que le co-hôte peut décider seul, où se trouve la trousse de secours
- Calendrier et plateformes de réservation : qui répond aux demandes, qui gère le calendrier, comment les changements sont convenus
- Responsabilités du propriétaire et du gestionnaire : tâche par tâche, propriétaire, gestionnaire ou partagé
Faites-le en une seule séance, sur place
La passation fonctionne mieux quand vous parcourez le logement ensemble, la checklist en main.
- Commencez par les personnes et les clés, pour que le co-hôte puisse entrer et joindre tout le monde.
- Parcourez la maison équipement par équipement et notez où sont les choses, pas comment vous aimeriez qu'elles soient.
- Passez en revue la routine des messages aux voyageurs et les règles de la maison, avec vos vrais mots.
- Convenez des responsabilités tâche par tâche, avec une limite de dépense que le co-hôte peut approuver seul et un préavis pour mettre fin à l'accord.
- Prévoyez un bref point après le jour 1, le jour 3 et le jour 7 pour corriger ce que révèlent les premiers voyageurs.
Notez où sont les codes, jamais les codes
Une feuille imprimée peut être perdue ou photographiée. Indiquez qui détient une clé et où un code est conservé, par exemple un gestionnaire de mots de passe ou une boîte convenue en personne, mais n'écrivez ni codes réels, ni mots de passe, ni données de paiement.
Ne recueillez que les données personnelles vraiment nécessaires, comme le téléphone de la personne qui fait le ménage, et rangez les feuilles en lieu sûr.
Accès co-hôte et règles locales
Donner à un co-hôte l'accès à une annonce ou à un calendrier se fait dans la plateforme de réservation elle-même, selon ses conditions en vigueur. Une checklist papier ne le fait pas à votre place et n'est pas un contrat.
Les règles sur la location de courte durée, l'enregistrement, les impôts, l'assurance et la protection des données varient selon le pays, la région et la plateforme. Ce sont des informations générales, pas un conseil juridique : vérifiez ce qui s'applique à vous et envisagez un avis écrit avant de convenir de rémunération et de responsabilité.
Questions
Que doit contenir une checklist de passation pour un co-hôte ?
Personnes et clés, équipements, fournitures, règles de la maison et routine des messages, ménage et rotation des séjours, urgences, accès au calendrier et aux plateformes et qui est responsable de quoi. Ajoutez un bilan après la première semaine.
Dois-je écrire les codes de porte et les mots de passe sur la checklist ?
Non. Écrivez où un code est conservé ou qui le détient, et transmettez le code lui-même de façon plus sûre. Une page imprimée peut être perdue ou photographiée.
La checklist remplace-t-elle un accord de gestion ?
Non. Elle consigne ce que vous avez convenu en pratique mais n'est pas un contrat. Pour la rémunération, la responsabilité, les impôts et les autorisations, vérifiez les règles locales et envisagez l'avis d'un professionnel.
Combien de temps dure une passation ?
Prévoyez une seule séance sur place, le temps de parcourir le logement et de remplir les pages ensemble. Puis un bref point après le premier, le troisième et le septième jour.
Outils prêts à l’emploi pour cela
La Co-Host & Property Manager Handover Checklist est un téléchargement imprimable pour hôtes et petits gestionnaires : neuf pages en A4 et US Letter sur les personnes et les clés, les équipements, les stocks, les règles et les messages aux voyageurs, le ménage et les urgences, le calendrier et les plateformes, les responsabilités et le bilan de la première semaine, avec PDF BLANK et EXAMPLE fictif en cinq langues. Ce n'est ni un conseil juridique ni un contrat.
