Hostelería
Registro de mantenimiento de vivienda de alquiler: reparaciones, proveedores y garantías
Por MAXORI Studio · Actualizado el 18 de octubre de 2026 · 6 min de lectura
Cuando las reparaciones están en mensajes, los teléfonos de proveedores en el móvil y las garantías en un cajón, los problemas solo aparecen cuando algo se rompe. Un registro de mantenimiento reúne en un sitio qué está roto, qué vence y a quién llamar. Aquí verás qué anotar y cómo revisarlo. Usa la herramienta que prefieras: sirve un cuaderno, y una hoja de cálculo facilita ordenar y sumar.
Cuatro listas que cubren casi todo
No hace falta un sistema complejo: para un pequeño negocio de alquiler bastan cuatro listas.
| Lista | Qué contiene | Columnas clave |
|---|---|---|
| Incidencias y reparaciones | Lo que está roto o hay que arreglar | Vivienda, descripción, prioridad, estado, proveedor, fecha límite, coste |
| Mantenimiento periódico | Trabajos que se repiten | Tarea, frecuencia, última vez, próximo vencimiento |
| Proveedores | Las personas a las que llamas | Nombre, oficio, teléfono, número de urgencias, notas |
| Electrodomésticos y garantías | Los equipos que posees | Artículo, fecha de compra, meses de garantía, fecha de fin |
Registra cada incidencia siempre igual
Una entrada coherente evita repetir las mismas preguntas más adelante.
- Escribe la vivienda y qué falla en pocas palabras.
- Asigna una prioridad, por ejemplo urgente, normal o baja.
- Anota quién lo arregla y para cuándo.
- Actualiza el estado de abierta a resuelta.
- Registra la fecha de cierre y el coste real.
Tareas periódicas que programar
Muchas tareas vuelven con un ritmo: revisión de caldera o calefacción, filtros del aire acondicionado, prueba de detectores de humo, control de plagas, cuidado de la piscina, limpiezas a fondo. Anota la última fecha y la frecuencia; el próximo vencimiento es una simple cuenta. Sigue las instrucciones del fabricante y la normativa local en las revisiones de seguridad.
Una revisión por semana
Con diez minutos basta: mira lo atrasado, los trabajos que vencen en las próximas dos semanas y las garantías que terminan, y reclama al proveedor. Sumar el coste por vivienda y por oficio muestra a dónde va el dinero y ayuda a decidir si reparar o sustituir.
Ten una hoja de emergencia
Una página impresa con números de emergencia y la ubicación de las llaves de paso de agua, gas y electricidad, una por vivienda. Se usa poco, pero cuando hace falta, hace falta rápido. Esta guía es general y no es asesoramiento técnico, de seguridad ni legal.
Preguntas
¿Qué debe incluir un registro de mantenimiento de un alquiler?
Incidencias con estado, prioridad, proveedor, fecha límite y coste; tareas periódicas con próximos vencimientos; una lista de proveedores; y electrodomésticos con fecha de fin de garantía.
¿Es mejor una hoja de cálculo o un cuaderno?
La hoja de cálculo se ordena, suma y colorea por vencimiento con más facilidad. Un cuaderno vale si lo revisas con regularidad. Importa más el hábito que la herramienta.
¿Cómo controlo cuándo vence una garantía?
Anota la fecha de compra y la duración en meses: el fin es la fecha de compra más esos meses. Revisa la lista en tu revisión semanal.
¿Cuántas viviendas puede llevar un solo registro?
Un registro sirve para pocas viviendas si añades una columna Vivienda a cada lista. Más allá, filtrar por vivienda es esencial.
Herramientas listas para esto
El Property Maintenance & Supplier Log es un libro de Excel para hasta 10 propiedades, con incidencias, mantenimiento periódico, proveedores, garantías y panel de control, más una hoja de emergencia imprimible de una página. Está en español, inglés, italiano, francés y alemán y requiere Microsoft Excel de escritorio.
