Trabajo
Plantilla de presupuesto en Excel para autónomos: qué incluir y cómo hacer seguimiento
Por MAXORI Studio · Actualizado el 13 de octubre de 2026 · 5 min de lectura
El presupuesto de un autónomo debe decir qué vas a entregar, cuánto cuesta, cuánto tiempo es válido y qué pasa después, en una página clara. En Excel bastan unas pocas columnas y un total. Aquí tienes las secciones que incluir, un ejemplo y un método para seguir los presupuestos enviados.
Para qué sirve un presupuesto
El presupuesto protege a ambas partes. El cliente ve qué paga y tú tienes constancia escrita de lo acordado. La mayoría de las discusiones sobre precio empiezan por un alcance que nunca se puso por escrito.
Según el país, un presupuesto aceptado puede ser vinculante o no. Esta guía no ofrece asesoramiento legal: si es importante en tu trabajo, consulta a un profesional local.
Las secciones que debe tener todo presupuesto
Mantén un diseño lo bastante sencillo para caber en una página. El cliente debe encontrar el precio y el alcance en pocos segundos.
- Tus datos y los del cliente, con número y fecha del presupuesto
- Una breve descripción del proyecto y su objetivo
- Conceptos con descripción, cantidad, precio unitario e importe de la línea
- Subtotal y, si te corresponde, una línea de impuestos con el tipo fijado por la normativa local
- Validez: cuántos días se mantiene el precio
- Condiciones de pago: anticipo, hitos, vencimiento
- Qué no está incluido y cómo se tratan los trabajos extra
- Aceptación: una línea donde el cliente confirma por respuesta o firma
Crea la plantilla en Excel
Un presupuesto básico necesita pocas fórmulas. El importe de cada línea es cantidad por precio unitario, el subtotal es la suma de las líneas y el total final añade los impuestos si los aplicas.
- Crea las columnas descripción, cantidad, unidad y precio unitario.
- Añade una columna de importe con la fórmula cantidad por precio unitario.
- Añade una celda de subtotal que sume los importes.
- Añade una celda con el tipo de impuesto y otra con el total, si en tu caso se aplican.
- Ajusta el área de impresión a una página y guarda en PDF para enviarlo.
- Conserva una copia maestra en blanco y guarda cada presupuesto con su número.
Ejemplo práctico
Un pequeño trabajo de identidad de marca presupuestado por conceptos. Las cifras solo ilustran la estructura y no son un precio recomendado.
| Concepto | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Logotipo, 3 propuestas | 1 | 450 | 450 |
| Guía de marca, 8 páginas | 1 | 250 | 250 |
| Ronda de cambios extra | 2 | 80 | 160 |
| Subtotal | 860 | ||
| Anticipo 30% al empezar | 258 |
Precios claros y alcance definido
Escribe con palabras sencillas qué está incluido: cuántas revisiones, qué archivos entregas, quién aporta los contenidos. Después escribe qué no está incluido y el precio de los extras habituales. Los límites poco claros son la causa principal de que un presupuesto acabe en trabajo sin cobrar.
Si cobras por proyecto, indica los supuestos en los que se basa el precio, por ejemplo que el cliente envíe los materiales antes de una fecha. Si cobras por horas, da una estimación y un rango.
Sigue cada presupuesto hasta conocer el resultado
Un presupuesto enviado y olvidado es un ingreso perdido. Lleva un registro con número, cliente, fecha, importe, estado y fecha de seguimiento. Los estados típicos son borrador, enviado, aceptado, rechazado y caducado.
Con esa lista puedes contar cuántos presupuestos envías, cuántos se aceptan y cuánto valor sigue abierto. Haz un solo seguimiento pasados unos días, con un mensaje breve y cortés, sin presionar.
- Número, cliente, fecha e importe
- Estado: borrador, enviado, aceptado, rechazado, caducado
- Fecha de seguimiento y notas
- Tasa de aceptación, calculada desde el registro
- Valor de los presupuestos aún abiertos
Preguntas
¿Qué debe llevar el presupuesto de un autónomo?
Tus datos y los del cliente, número y fecha, la descripción del trabajo, los conceptos con precios, el total, la validez, las condiciones de pago y lo que queda excluido.
¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?
Entre catorce y treinta días es habitual, pero elige un plazo acorde con lo rápido que cambian tus precios o tu disponibilidad y escríbelo en el documento.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y estimación?
El presupuesto suele ser un precio cerrado para un trabajo definido; la estimación es una cifra aproximada que puede variar. Indica claramente en el documento cuál es.
¿Debo pedir un anticipo?
Muchos autónomos piden una parte por adelantado en trabajos grandes. Si lo haces, escribe en el presupuesto el porcentaje y la fecha de pago.
Herramientas listas para esto
El Quote & Estimate Builder es un conjunto de libros de Excel con versión de demostración y en blanco en cinco idiomas. Incluye un registro de presupuestos con estado, un panel con presupuestos por estado, tasa de aceptación y cartera abierta, y una hoja de presupuesto imprimible, además de PDF de ejemplo.
