Hostelería
Mensaje de bienvenida para huéspedes antes de la llegada: qué enviar y cuándo
Por MAXORI Studio · Actualizado el 13 de octubre de 2026 · 5 min de lectura
Un buen mensaje antes de la llegada explica al huésped cómo entrar, cuándo y a quién contactar, en pocas líneas que se lean bien en el móvil. Envíalo uno o dos días antes, con lo esencial primero y lo demás después. Aquí tienes qué incluir, cuándo enviarlo y dos mensajes de ejemplo.
Por qué un mensaje previo evita problemas
Casi todo el estrés de la llegada viene de información que falta: dónde está el edificio, cómo funciona la caja de llaves, cuál es el código, dónde se aparca. Un mensaje claro responde antes de que el huésped pregunte y reduce las llamadas el día de la llegada.
También marca un tono amable. Los huéspedes que se sienten esperados suelen llegar más tranquilos y cumplen mejor las normas de la casa.
Qué incluir en el mensaje
Pon arriba la información necesaria para entrar. Lo que es útil pero no imprescindible puede ir más abajo o en una guía aparte. No mezcles demasiados temas en un solo mensaje.
- Dirección completa, con una nota si la entrada es difícil de encontrar
- Franja horaria del check-in y cómo funcionan las llegadas tardías
- Cómo entrar: caja de llaves, cerradura inteligente, encuentro en persona
- Aparcamiento o indicaciones de transporte público
- Nombre del wifi, si decides compartirlo en esta fase
- Un teléfono o canal de mensajes para el día de la llegada
- Hora de salida, en una línea
Cuándo enviar cada mensaje
Enviarlo todo de una vez es habitual, pero dividirlo en varios momentos funciona mejor, porque cada mensaje es corto y llega a tiempo. Los plazos de abajo son una sugerencia que puedes adaptar a tu rutina.
| Momento | Objetivo | Extensión |
|---|---|---|
| Tras la reserva | Confirmar y dar las gracias | Corto |
| Una semana antes aprox. | Preguntar la hora de llegada y necesidades especiales | Corto |
| 1 o 2 días antes | Instrucciones de check-in con dirección y acceso | Detallado |
| Mañana de la llegada | Recordatorio breve con teléfono de contacto | Muy corto |
| Después del check-in | Preguntar si todo está bien | Muy corto |
Ejemplo: mensaje de check-in corto
Hola [Nombre], te esperamos mañana. La dirección es [dirección]. El check-in es a partir de las [hora]. La caja de llaves está junto a la puerta y el código es [código]. Si algo no queda claro, llámame o escríbeme al [número]. ¡Hasta pronto!
Guarda el código y los pasos exactos de acceso en un lugar que solo vea el huésped confirmado y cambia el código entre estancias.
Ejemplo: mensaje largo con la llegada paso a paso
Usa la versión larga cuando el acceso no es evidente, por ejemplo en un edificio compartido. Numera los pasos para que el huésped los siga uno a uno.
- Aparca en [lugar] o toma [línea o ruta] hasta [parada].
- Camina hasta [punto de referencia] y entra al edificio por [puerta].
- Sube por la escalera o el ascensor hasta la planta [número].
- Abre la caja de llaves a la izquierda de la puerta con el código [código].
- El nombre y la contraseña del wifi están en la hoja dentro del apartamento.
- Llama al [número] si no encuentras la entrada.
Tono, idioma y revisión antes de enviar
Escribe en el idioma del huésped cuando lo conozcas. Las frases cortas y un tono cercano funcionan mejor que los párrafos largos. Revisa cada vez la dirección, las horas y el código, porque un solo dígito equivocado provoca justo el problema que el mensaje quería evitar.
Limita los datos personales y no envíes los códigos de acceso antes de lo necesario. Si recibes huéspedes de varios países, tener preparados los mismos mensajes en varios idiomas ahorra tiempo.
Preguntas
¿Cuándo envío las instrucciones de check-in a los huéspedes?
Uno o dos días antes de la llegada es una opción habitual, seguido de un recordatorio muy breve la mañana de la llegada. Adáptalo si el huésped pide detalles antes.
¿Debo enviar el código de la puerta en el primer mensaje?
Es más seguro enviarlo cerca de la llegada y solo al huésped confirmado. Cambia el código entre estancias cuando la cerradura lo permita.
¿Cuánto debe durar el mensaje?
Lo bastante corto para leerlo en el móvil en un minuto. Pon primero los datos de acceso y deja lo demás, como consejos del barrio, para una guía aparte.
¿Hacen falta mensajes en varios idiomas?
No siempre, pero escribir en el idioma del huésped, o al menos en un inglés sencillo, facilita la llegada. Las versiones preparadas ahorran tiempo.
Herramientas listas para esto
El Pre-Arrival Guest Messages Kit es un PDF imprimible y un archivo TXT en cinco idiomas. Cubre 7 etapas de la comunicación con el huésped, cada una con un mensaje corto y otro largo, 14 en total, y una hoja donde escribes tus datos una sola vez.
