Hostelería
Plantilla de informe de daños para alquiler vacacional: qué anotar y cómo redactarlo
Por MAXORI Studio · Actualizado el 15 de octubre de 2026 · 6 min de lectura
Cuando tras una estancia algo está roto o falta, un registro escrito claro te ayuda a mantener la calma y los hechos. Un buen informe indica qué encontraste, cuándo, dónde y con qué pruebas, y deja las conclusiones para después. Esta guía explica qué incluir, cómo reunir pruebas y cómo redactar el primer mensaje al huésped.
Por qué ayuda un informe escrito
La memoria se desvanece y los detalles se mezclan, sobre todo con varios cambios a la semana. Un informe escrito el mismo día recoge los hechos mientras están frescos y te da un único lugar donde encontrarlos.
También mantiene el tono neutro. Rellenar campos sobre qué, dónde y cuándo es más fácil que escribir un mensaje enfadado, y el huésped recibe hechos en lugar de acusaciones.
Qué debe contener un informe de daños
Mantenlo breve y objetivo. Estos son los campos más importantes:
- Nombre del alojamiento, fechas de la reserva y nombre del huésped tal como figura en la reserva
- Fecha y hora en que encontraste el problema y quién lo encontró
- La habitación y el objeto o zona exacta afectada
- Una descripción sencilla de lo que ves, sin suponer la causa
- El estado registrado antes de la estancia, si tienes inventario o fotos del check-in
- Fotos o un vídeo corto con fecha, primero en plano general y luego de cerca
- El coste de reparación o sustitución, con presupuesto o recibo si los tienes
- Lo que ya has hecho, como retirar el objeto o gestionar la reparación
Cómo documentar el incidente
El orden de trabajo importa. Una rutina sencilla mantiene claras las pruebas:
- No muevas ni repares nada antes de hacer fotos, salvo que haya un riesgo de seguridad.
- Haz una foto general para mostrar el lugar y luego primeros planos del daño.
- Compara con las fotos del check-in o el inventario de la misma zona.
- Anota los hechos en el informe ese mismo día.
- Guarda recibos y presupuestos junto con el informe.
- Envía al huésped un mensaje breve y neutro a través de la plataforma de reservas, para que quede constancia de la conversación.
Redactar el primer mensaje al huésped
Empieza por los hechos y una pregunta, no por una conclusión. Di qué encontraste, cuándo y que tienes fotos, y pregunta si el huésped puede explicar qué ocurrió. Muchos incidentes son accidentes de los que el huésped habla con gusto.
Ejemplo: Hola, gracias por alojaros con nosotros. Al revisar el apartamento tras vuestra salida hemos encontrado roto el cristal de la balda del baño. Adjuntamos fotos. ¿Podéis contarnos qué ocurrió para decidir juntos el siguiente paso? Mantén un tono cortés y evita cantidades o amenazas en el primer contacto.
Fianzas, normas de la plataforma y ley local
El funcionamiento de las fianzas, las reclamaciones por daños y la responsabilidad del huésped depende de tu país, de la plataforma y de tus condiciones de reserva, así que adapta cada paso a las normas que te afecten. Sigue el proceso y los plazos de la plataforma para informar de un problema.
Esta guía es información general sobre cómo llevar buenos registros. No es asesoramiento jurídico, y un informe por sí solo no decide quién es responsable. Para disputas o importes elevados, consulta con un profesional cualificado o con tu aseguradora.
Preguntas
¿Cuándo debo redactar el informe de daños?
En cuanto encuentres el problema, idealmente el mismo día, con los detalles frescos y antes de que lleguen los siguientes huéspedes. Las plataformas suelen tener un plazo para informar, así que revisa el tuyo.
¿Necesito fotos de antes de la estancia?
Son muy útiles. Las fotos o el inventario del check-in permiten mostrar cómo estaba antes el objeto o la zona, y el registro queda más claro para todos.
¿Debo mencionar el coste en el primer mensaje?
Muchos anfitriones prefieren describir primero los hechos y hablar de costes cuando el huésped ha respondido. Sigue el proceso de tu plataforma y tus condiciones de reserva.
¿Un informe de daños es un documento legal?
No. Es un registro claro de lo que encontraste. Su valor jurídico depende de la normativa local, así que consulta con un profesional cualificado si surge una disputa.
Herramientas listas para esto
El Damage & Deposit Incident Report Kit es una descarga digital de pago único con formularios PDF imprimibles (A4 y US Letter, en blanco y con un ejemplo ficticio) y un archivo TXT con 12 plantillas de mensajes para huéspedes, personal y proveedores. Está en inglés, italiano, español, francés y alemán. Es un conjunto de plantillas generales, no asesoramiento jurídico.
