Eine Excel-Arbeitsmappe (XLSX) für Gastgeber von Ferienunterkünften, B&Bs und kleinen Pensionen, die Smart Locks, Tastaturschlösser, Schlüsselboxen oder Torcodes nutzen. Erfassen Sie jedes Schloss je Unterkunft, tragen Sie ein, wer einen Code hat (Gast, Reinigungskraft, Co-Gastgeber, Wartung, Eigentümer) mit Ausgabe- und Gültig-bis-Datum, protokollieren Sie jede Abreise und jede Code-Rotation, und die Mappe markiert Schlösser, die einen neuen Code brauchen, abgelaufene Codes, die noch im Schloss sind, und Gastcodes ohne Enddatum. Ein Rotationsablauf in 10 Schritten ist enthalten. Eine LEERE und eine DEMO-Mappe mit fiktiven Daten gibt es auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch. Gespeichert werden bewusst nur die letzten Ziffern jedes Codes.

Das Problem, das es löst

Codes werden geändert, wenn jemand daran denkt. Ein Gastcode bleibt wochenlang im Schloss, der Temporärcode des Klempners wird nie gelöscht, und niemand weiß, wann eine Tür zuletzt rotiert wurde oder wer noch Zugang hat.

Für wen

Gastgeber, B&B- und Pensionsinhaber und kleine Verwalter mit einer oder mehreren Unterkünften und mehreren Personen mit Türcode, die in Excel für den Desktop arbeiten.

Das erhalten Sie

• Ein Register aller Schlösser, Schlüsselboxen und Tastaturen je Unterkunft, mit der Regel 'nach jeder Abreise rotieren: ja oder nein' und einer Höchstzahl Tage zwischen Rotationen
• Rotationsmarkierungen aus Ihren Daten berechnet: Jetzt rotieren, Bald fällig, OK oder Keine Rotation, mit angezeigtem Grund
• Blatt Zugangscodes: Rolle, Name oder Buchungsreferenz, Ausgabe-, Gültig-bis- und Entfernt-am-Datum, mit der Markierung Abgelaufen: entfernen für Codes, die noch im Schloss sind
• Das Blatt Abreisen zeigt, auf welche Abreisen eine Rotation folgte und welche noch warten, mit selbst festgelegten Karenztagen
• Übersicht mit Summen, einer Statustabelle je Schloss und der Liste abgelaufener Codes, die noch zu entfernen sind
• Ein Rotationsablauf in 10 Schritten für jedes Mal: neuer Code, alte löschen, von außen testen, Batterien prüfen, Register aktualisieren
• Auf Sicherheit ausgelegt: Die Code-Spalten nehmen höchstens 6 Zeichen an, hier bleiben nur die letzten Ziffern und die vollständigen Codes in der App des Schlosses
• Alle Dateien auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Französisch; starten Sie mit der LEEREN Mappe oder lernen Sie zuerst mit der DEMO

So nutzen Sie es

1. Herunterladen und entpacken, den Ordner Ihrer Sprache öffnen und zuerst die DEMO-Mappe ausprobieren.
2. Die LEERE Mappe in Microsoft Excel für den Desktop öffnen und eine Arbeitskopie speichern. In Einstellungen die Karenztage, die Standard-Höchsttage zwischen Rotationen und die Listen prüfen.
3. In Schlösser eine Zeile je Schloss, Schlüsselbox oder Tastatur anlegen: Unterkunft, Tür, Art, letzte Ziffern des Codes und ob nach jeder Abreise rotiert wird.
4. Jede Gastabreise in Abreisen und jede Code-Änderung im Rotationsprotokoll eintragen. Jede Person mit Code in Zugangscodes erfassen und Entfernt am ausfüllen, sobald er im Schloss gelöscht ist.
5. In der Übersicht ablesen: zu rotierende Schlösser, zu entfernende abgelaufene Codes und noch wartende Abreisen.

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