Eine Excel-Arbeitsmappe (XLSX) für Selbstständige und kleine Teams, die aus Besprechungsnotizen verlässliche Nachverfolgung macht. In einem Blatt erfassen Sie jede Besprechung: Datum, Titel, Art, wer dabei war (eine einfache Bezeichnung genügt) und die Beschlüsse. In einem anderen listen Sie jede Aufgabe mit Verantwortlichem, Priorität, Fälligkeit und Status auf und verknüpfen sie über die Nummer mit ihrer Besprechung. Die Mappe ermittelt, welche Aufgaben überfällig und welche diese Woche fällig sind, erstellt sortierte Listen für Überfällig, Diese Woche fällig und Alle offenen und zeigt eine Übersicht mit Summen, der Aufteilung nach Status, Person, Priorität und Besprechungsart sowie Ihren letzten Besprechungen. Eine druckbare Notizseite für Besprechungen (A4 und US Letter, PDF) liegt bei, damit Sie auch auf Papier mitschreiben können. Ein Download enthält fünf vollständige Sprachfassungen, jeweils mit einer fiktiven DEMO- und einer leeren BLANK-Mappe.

Das Problem, das es löst

Beschlüsse und To-dos landen in Notizbüchern, Chats und halb erinnerten Gesprächen. Eine Woche später ist sich niemand sicher, was vereinbart wurde, wer welche Aufgabe hat oder was schon im Verzug ist, und dieselben Themen kommen in der nächsten Besprechung wieder auf den Tisch.

Für wen

Selbstständige, Berater, kleine Agenturen und kleine Teams, die regelmäßig Kunden- oder Teambesprechungen abhalten und eine einfache Übersicht darüber wollen, was beschlossen wurde und wer was bis wann erledigen muss.

Das erhalten Sie

• Ein Besprechungsprotokoll mit Datum, Titel, Art, Teilnehmerbezeichnung und Beschlüssen, bis zu 120 Besprechungen pro Mappe
• Eine Aufgabenliste mit Verantwortlichem, Priorität, Fälligkeit und Status, über die Besprechungsnummer mit der Ursprungsbesprechung verknüpft, bis zu 300 Einträge
• Jede Aufgabe wird für Sie eingeordnet: Erledigt, Überfällig, Diese Woche fällig, Später oder Ohne Fälligkeit, anhand eines Berichtsdatums und eines Vorlaufs, den Sie festlegen
• Drei fertige, sortierte Ansichten: überfällig, diese Woche fällig und alle offenen Aufgaben, jeweils mit den verbleibenden Tagen oder den Tagen Verzug
• Übersicht mit Summen für offene, überfällige und erledigte Aufgaben, Erledigungsquote, der ältesten überfälligen Aufgabe und Aufteilungen nach Status, Person, Priorität und Besprechungsart
• Eine druckbare Notizseite in A4 und US Letter: Tagesordnung, Notizen, Beschlüsse und Aufgabentabelle, dazu eine ausgefüllte Beispielseite mit fiktiven Inhalten
• Fünf vollständige Sprachfassungen in einem Kauf (EN, IT, ES, FR, DE), jeweils mit DEMO- und BLANK-Mappe

So nutzen Sie es

1. Datei herunterladen und entpacken, dann den Ordner der gewünschten Sprache öffnen.
2. Die DEMO-Mappe in Excel (Desktop) öffnen und Besprechungen, Aufgaben, Ansichten und Übersicht ansehen.
3. Die BLANK-Mappe als Vorlage behalten, eine Arbeitskopie speichern und unter Einstellungen den Namen des Teams oder Projekts, die Personen, die Aufgaben übernehmen, und Ihre Besprechungsarten eintragen.
4. Nach jeder Besprechung eine Zeile in Besprechungen anlegen, dann pro Aufgabe eine Zeile in Aufgaben: was, verantwortlich, Priorität, Fälligkeit und Status, mit der Besprechungsnummer zur Verknüpfung.
5. In Ansichten die Listen überfällig und diese Woche fällig, in Übersicht die Summen ansehen. Wer lieber auf Papier mitschreibt, druckt die PDF-Seite und überträgt die Aufgaben danach in die Mappe.

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