Ospitalità

Guida digitale per gli ospiti o welcome book PDF e cartaceo

A cura di MAXORI Studio · Aggiornato il 12 ottobre 2026 · 5 min di lettura

Per la maggior parte degli affitti brevi la soluzione migliore è una guida ospiti breve, consultabile dal telefono, affiancata da pochi fogli stampati in casa. Il welcome book cartaceo si trova subito ma si aggiorna a fatica, il PDF costa poco ed è portatile, la guida online è la più facile da modificare ma richiede un hosting. Ecco come scegliere e cosa inserire.

Cosa non deve mancare nella guida per gli ospiti

Qualunque formato tu scelga, conta più il contenuto della grafica. Nella prima ora gli ospiti cercano sempre le stesse cose.

Check-in e check-out: orari, come entrare, chiavi o cassetta di sicurezza, parcheggio
Wi-Fi: nome della rete e password
Regole della casa: orari di silenzio, fumo, animali, ospiti extra, raccolta differenziata
Elettrodomestici: riscaldamento o aria condizionata, piano cottura, forno, lavatrice, TV, acqua calda
Consigli locali: supermercati, farmacia, ristoranti, trasporti, spiagge o attrazioni
Emergenze e contatti: il tuo numero, il numero di emergenza locale, ospedale o medico più vicino

I tre formati a confronto

Le differenze sono pratiche più che tecniche. La tabella mostra come si confrontano di solito le tre opzioni.

	Welcome book cartaceo	Guida in PDF	Guida online
Lavoro iniziale	Più alto: impaginazione e stampa	Basso o medio	Medio: serve un hosting
Costo di gestione	Stampa e sostituzioni	Nessuno una volta creato	Possibili costi di hosting
Aggiornamento	Ristampare le pagine	Modificare e rinviare o sostituire il file	Modifica una volta, cambia subito
Senza internet	Sì	Sì, se scaricato o stampato	Serve connessione
Lingue	Un libro per lingua	Un file per lingua	Cambio lingua possibile
Esperienza dell'ospite	Familiare, sempre a portata di mano	Facile da salvare e cercare	Fluida da telefono

Quando il welcome book cartaceo ha ancora senso

Il cartaceo funziona dove il segnale è debole, per gli ospiti che preferiscono la carta e come dettaglio sul tavolino che dà l'idea di una casa curata. Tienilo breve, in una cartella chiara, con pagine sostituibili una per una.

Il punto debole è l'invecchiamento. Un numero di telefono, un ristorante o una regola superati possono restare per mesi senza che nessuno se ne accorga, quindi controlla a ogni cambio di stagione.

PDF o guida online: quale scegliere

Il PDF è la soluzione più semplice: lo puoi mandare via email prima dell'arrivo, allegare ai messaggi di prenotazione, stampare o far aprire con un QR code. Non richiede account né hosting e si legge offline una volta salvato.

La guida online conviene quando le informazioni cambiano spesso o gestisci molte case, perché una sola modifica aggiorna tutto. In cambio ci sono l'hosting, un link da mantenere e la dipendenza dalla connessione dell'ospite. Molti host uniscono le due cose: un PDF come base e un foglio stampato con l'essenziale.

Come tenere la guida aggiornata

Decidi chi se ne occupa e quando viene rivista, altrimenti si invecchia senza che te ne accorga.

Conserva il file originale in un unico posto e indica data o versione nel piè di pagina
Rivedila a ogni cambio di stagione e dopo ogni domanda degli ospiti a cui la guida avrebbe dovuto rispondere
Ricontrolla numeri di telefono, orari di apertura e password del Wi-Fi
Sostituisci la copia stampata e il file che invii nello stesso momento, così non divergono
Salva una copia di backup del file del progetto

Le lingue per gli ospiti stranieri

Scrivi la guida nelle lingue che i tuoi ospiti parlano davvero, non in tutte quelle possibili. Guarda lo storico delle prenotazioni: per molte strutture bastano da due a quattro lingue.

La traduzione automatica di testi lunghi può sbagliare proprio su regole e istruzioni di sicurezza. Fai controllare le frasi importanti a un madrelingua e usa frasi brevi e semplici, che rendono affidabile anche una traduzione. Un file per lingua è di solito più chiaro che mescolare le lingue nella stessa pagina.

Domande

Una guida ospiti in PDF basta per un affitto breve?

Spesso sì, soprattutto con una sola casa. Aggiungi in casa un foglio stampato con Wi-Fi, regole e contatti di emergenza, nel caso l'ospite non abbia dati o batteria.

Come aprono la guida digitale gli ospiti?

Di solito da un link o da un QR code nel messaggio di prenotazione o su un cartello in casa. Il PDF si può anche inviare come allegato.

Quanto deve essere lungo un welcome book?

Abbastanza corto da leggersi in fretta. Molti host usano una o due pagine per l'essenziale, più pagine facoltative per elettrodomestici e consigli locali.

Servono il consenso e i dati degli ospiti per la guida?

Una guida con informazioni generali non contiene dati degli ospiti. Se raccogli i dati degli ospiti altrove, per esempio nei moduli di registrazione, verifica le norme su privacy e registrazione del tuo paese.

Strumenti pronti per questo

Digital Guest Guide Builder e Luxury Welcome Book Builder sono download singoli che funzionano offline nel browser di un computer ed esportano un PDF della guida ospiti per lingua (inglese, italiano, spagnolo, francese, tedesco). Non sono servizi online: non c'è link ospitato, account o sincronizzazione, e i testi sulla tua casa non vengono tradotti al posto tuo.