Una cartella di lavoro Excel (XLSX) per host di affitti brevi, B&B e piccole strutture che usano serrature smart, tastiere, key box o codici per cancelli. Registra ogni serratura per proprietà, annota chi ha un codice (ospite, addetto pulizie, co-host, manutentore, proprietario) con date di emissione e di validità, registra ogni check-out e ogni rotazione dei codici, e la cartella segnala le serrature che richiedono un nuovo codice, i codici scaduti ma ancora sulla serratura e i codici ospite senza data di fine. Include una procedura di rotazione in 10 passaggi. Una cartella VUOTA e una DEMO con dati fittizi sono disponibili in italiano, inglese, spagnolo, francese e tedesco. Conserva solo le ultime cifre di ogni codice, per scelta.

Il problema che risolve

I codici si cambiano quando ci si ricorda. Il codice di un ospite resta sulla serratura per settimane, il codice temporaneo dell'idraulico non viene mai eliminato e nessuno sa dire quando una porta è stata ruotata l'ultima volta o chi ha ancora accesso.

A chi è rivolto

Host, titolari di B&B e piccole strutture e property manager con uno o più alloggi e più persone con un codice di accesso, che lavorano con Excel per computer.

Cosa ottieni

• Un registro di ogni serratura, key box e tastiera per proprietà, con la regola 'ruota dopo ogni check-out: sì o no' e un numero massimo di giorni tra le rotazioni
• Segnalazioni di rotazione calcolate dalle tue date: Ruotare ora, In scadenza, OK o Nessuna rotazione, con il motivo indicato
• Foglio Codici Accesso: ruolo, nome o riferimento prenotazione, data di emissione, di validità e di rimozione, con la segnalazione Scaduto: rimuovere per i codici ancora sulla serratura
• Il foglio Check-out mostra quali partenze sono state seguite da una rotazione e quali sono ancora in attesa, con i giorni di tolleranza che scegli tu
• Dashboard con totali, una tabella di stato per ogni serratura e l'elenco dei codici scaduti ancora da rimuovere
• Una procedura di rotazione in 10 passaggi da seguire ogni volta: nuovo codice, eliminare i vecchi, provare da fuori, controllare le batterie, aggiornare il registro
• Pensata per la sicurezza: le colonne del codice accettano al massimo 6 caratteri, così qui tieni solo le ultime cifre e i codici completi restano nell'app della serratura
• Tutti i file in italiano, inglese, spagnolo, francese e tedesco; parti dalla cartella VUOTA o impara prima con la DEMO

Come si usa

1. Scarica e decomprimi, apri la cartella della tua lingua e prova prima la cartella DEMO.
2. Apri la cartella VUOTA con Microsoft Excel per computer e salva una copia di lavoro. In Impostazioni controlla i giorni di tolleranza, i giorni massimi standard tra rotazioni e gli elenchi.
3. In Serrature aggiungi una riga per ogni serratura, key box o tastiera: proprietà, porta, tipo, ultime cifre del codice e se viene ruotata dopo ogni check-out.
4. Aggiungi ogni partenza degli ospiti in Check-out e ogni cambio di codice nel Registro Rotazioni. Aggiungi ogni persona con un codice in Codici Accesso e compila Rimosso il quando lo elimini dalla serratura.
5. Leggi il Dashboard: serrature da ruotare, codici scaduti da rimuovere e check-out ancora in attesa.

Domande